Arbeitsrapport Vorlage Schweiz
Ein Arbeitsrapport hält fest, wer wann welche Arbeiten ausgeführt hat – mit Stunden, Material und Geräten. Der Auftraggeber bestätigt ihn mit seiner Unterschrift. Bei Arbeiten nach Aufwand (Regie) ist er der zentrale Beleg: Ein gegengezeichneter Rapport begründet laut Bundesgericht eine tatsächliche Vermutung für den ausgewiesenen Aufwand. Quelle: BGer 4C.227/2002, Stand Oktober 2026
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Excel herunterladenWas gehört auf einen Arbeitsrapport?
Das Obligationenrecht kennt den Arbeitsrapport nicht und schreibt keine Form vor. Diese Angaben machen ihn aussagekräftig:
- Ausführende Firma und Auftraggeber – wer für wen arbeitet.
- Objekt oder Baustelle – wo gearbeitet wurde, dazu Auftrags- oder Rapportnummer.
- Datum und ausgeführte Arbeiten – möglichst konkret, etwa «Wasserleitung im Keller ersetzt».
- Stunden je Person und Tag – wer wie lange gearbeitet hat.
- Material und Geräte – Menge, Einheit und Bezeichnung, auch Maschinenstunden wie «2 Std Minibagger».
- Bemerkungen – zum Beispiel Wartezeiten, Zusatzwünsche oder offene Punkte.
- Unterschriften – Auftraggeber oder eine bevollmächtigte Person (etwa die Bauleitung) und die ausführende Person, mit Ort und Datum.
Was die Unterschrift des Kunden bewirkt
Rechnest du nach Aufwand ab, musst du im Streitfall beweisen, wie viel Arbeit und Material du aufgewendet hast – wer aus einer Tatsache Rechte ableitet, trägt die Beweislast (Art. 8 ZGB). Genau dafür ist der Rapport da. Das Bundesgericht hält fest: Nach den Branchenusanzen legt der Unternehmer seine Zeitrapporte der Bauherrschaft zur Gegenzeichnung vor, und mit der Gegenzeichnung begründen sie eine tatsächliche Vermutung für den darin ausgewiesenen Aufwand (BGer 4C.227/2002, E. 4; bestätigt in BGer 4A_377/2021, E. 5.1).
| Situation | Folge | Quelle |
|---|---|---|
| Kunde unterschreibt ohne Vorbehalt | Vermutung: Die Angaben zum Aufwand stimmen, und der Aufwand war nötig. | Obergericht Luzern, LGVE 2010 I Nr. 19; BGer 4C.227/2002 |
| Kunde unterschreibt nicht | Die Vergütung bleibt geschuldet – du musst den Aufwand aber auf andere Weise beweisen. | BGer 4C.227/2002, E. 4 |
| Ist die Unterschrift eine Schuldanerkennung? | Nein. Sie ändert die Beweislast nicht; der Kunde kann die Vermutung mit einem Gegenbeweis entkräften. | Obergericht Luzern, LGVE 2010 I Nr. 19 |
| Vertragsklausel «nicht unterschriebene Rapporte werden nicht berücksichtigt» | Hat nur beweisrechtliche Bedeutung. Als Ausschluss der Vergütung wäre sie sittenwidrig und nichtig. | BGer 4C.227/2002, E. 4 |
- Wer darf unterschreiben? Der Auftraggeber oder eine von ihm bevollmächtigte Person, zum Beispiel die Bauleitung.
- Nicht einverstanden? Wer einen Vorbehalt auf dem Rapport anbringt, sollte ihn konkret begründen: Im Fall BGer 4A_377/2021 genügten Vorbehalte ohne weitere Erläuterung nicht, um die Vermutung zu entkräften (E. 6.4).
Die zitierten Urteile stammen aus dem Bauwesen. Der Grundgedanke passt aber für alle, die nach Aufwand abrechnen – ob Handwerk, Reinigung oder Dienstleistung: Wer den Aufwand belegen kann, hat im Streitfall die besseren Karten.
Regie, Pauschale oder Ausmass: Wann brauchst du einen Rapport?
Regiearbeiten sind laut Bundesgericht Arbeiten, «die nach Aufwand vergütet werden und von einem Pauschalpreis oder einer Vergütung nach Ausmass und Einheitspreisen nicht erfasst werden» – mit Verweis auf Art. 44 der SIA-Norm 118 (BGer 4C.227/2002, E. 4). Ist der Preis nicht oder nur ungefähr im Voraus bestimmt, richtet er sich nach dem Wert der Arbeit und den Aufwendungen des Unternehmers (Art. 374 OR). Der Rapport zeigt diesen Aufwand.
| Abrechnung | Was zählt | Rolle des Rapports |
|---|---|---|
| Regie (nach Aufwand) | Stunden, Material, Geräte | Hauptbeleg für den Aufwand und Grundlage der Rechnung |
| Pauschalpreis | der vereinbarte Festpreis | nur für Zusatzarbeiten nach Aufwand |
| Ausmass und Einheitspreise | gemessene Mengen × Einheitspreis | für Regie-Anteile; das Ausmass wird separat festgehalten |
Haben die Parteien die SIA-Norm 118 vereinbart – wie im Fall BGer 4A_377/2021 –, gelten zusätzlich deren Regeln zu den Regiearbeiten.
Arbeitsrapport und Arbeitszeiterfassung: nicht dasselbe
Der Rapport zeigt deinem Kunden, was du bei ihm gearbeitet hast. Die Arbeitszeiterfassung ist etwas anderes: Arbeitgeber, die dem Arbeitsgesetz unterstehen, müssen Verzeichnisse führen, aus denen unter anderem die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit, Ausgleichs- und Überzeitarbeit sowie Pausen ab einer halben Stunde ersichtlich sind (Art. 46 ArG, Art. 73 ArGV 1). Unter bestimmten Voraussetzungen ist eine vereinfachte Erfassung oder ein Verzicht möglich (Art. 73a und 73b ArGV 1).
| Arbeitsrapport | Arbeitszeiterfassung | |
|---|---|---|
| Für wen? | Kunde bzw. Auftraggeber | Arbeitgeber und Vollzugsbehörden |
| Inhalt | Arbeiten und Stunden beim Kunden, Material, Geräte | ganze Arbeitszeit inkl. Pausen und Überzeit |
| Unterschrift | Kunde und ausführende Person | keine vorgeschrieben |
| Aufbewahrung | als Buchungsbeleg 10 Jahre (Art. 958f OR) | mindestens 5 Jahre (Art. 73 Abs. 2 ArGV 1) |
Fahrzeiten, Arbeit in der Werkstatt und Pausen stehen meist nicht im Rapport. Er ersetzt die Zeiterfassung also nicht, kann aber eine Quelle dafür sein. Dient der Rapport als Beleg zu einer Rechnung, ist er ein Buchungsbeleg (Art. 957a Abs. 3 OR) – aufbewahren darfst du ihn auch als Foto oder Scan, wenn er jederzeit wieder lesbar gemacht werden kann (Art. 958f Abs. 3 OR).
Arbeitsrapport mit oder ohne Preise?
Beides geht. Ohne Preise ist der Rapport ein reiner Leistungsnachweis – wie ein klassischer Regierapport. Mit Preisen sieht der Kunde zusätzlich, was die Arbeit kosten wird.
Dann gilt dasselbe wie beim Lieferschein: Ein Dokument, mit dem über das Entgelt für eine Leistung abgerechnet wird, kann für die Mehrwertsteuer als Rechnung gelten – egal, wie es heisst (Art. 3 Bst. k MWSTG). Der Generator weist darum keine MWST aus und vermerkt auf dem PDF: «Die Rechnung mit den verbindlichen Beträgen folgt separat.»
Arbeitsrapport aus der Zeiterfassung – mit ERPLight
Erfasst du deine Stunden mit ERPLight, entsteht der Rapport aus den offenen Einträgen eines Kunden – ab dem Pro-Plan (CHF 14.90/Monat):
- Alle offenen Einträge des Kunden sind ausgewählt; einzelne wählst du ab.
- Objekt oder Baustelle, «Ausgeführt durch», Material und Geräte (auch Maschinenstunden) und eine Bemerkung ergänzt du im Dialog.
- Schalter «Preise anzeigen»: Stundensatz, Beträge und Total – oder nur der Aufwand wie bei einem Regierapport.
- Unterschriftszeilen mit anpassbarem Text darüber.
- Gespeichert wird nichts: Die Einträge bleiben offen und lassen sich danach wie gewohnt als QR-Rechnung abrechnen.
Quellen
Alle Angaben am 23. Oktober 2026 an den Originaltexten geprüft:
- Bundesgericht, Urteil 4C.227/2002 vom 24. Januar 2003, E. 4 (Regierapporte, Gegenzeichnung, Vermutung) – bger.ch
- Bundesgericht, Urteil 4A_377/2021 vom 29. Juni 2022, E. 5.1, 6.1 und 6.4 – bger.ch
- Obergericht des Kantons Luzern, Urteil vom 12. Januar 2010, LGVE 2010 I Nr. 19 (Regierapport ohne Unterschrift) – entscheidsuche.ch
- Obligationenrecht (OR), Art. 374, 375, 957a und 958f – fedlex.admin.ch
- Zivilgesetzbuch (ZGB), Art. 8 – fedlex.admin.ch
- Arbeitsgesetz (ArG), Art. 46, und Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1), Art. 73–73b – fedlex.admin.ch
- Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 3 Bst. k – fedlex.admin.ch
Die SIA-Norm 118 ist nicht frei zugänglich; zitiert ist nur, was das Bundesgericht daraus wiedergibt. Diese Seite gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung.
Häufige Fragen zum Arbeitsrapport
Unterschrift, Regie, Zeiterfassung und Aufbewahrung – kurz beantwortet
Ein Arbeitsrapport (bei Arbeiten nach Aufwand auch Regierapport) hält fest, welche Arbeiten wann und von wem ausgeführt wurden – mit Stunden, Material und Geräten. Der Auftraggeber bestätigt ihn mit seiner Unterschrift. Er dient als Beleg für den Aufwand und als Grundlage der Rechnung.
Nicht allgemein – das Obligationenrecht kennt den Arbeitsrapport nicht. Rechnest du aber nach Aufwand ab, musst du deinen Aufwand im Streitfall beweisen (Art. 8 ZGB) – der unterschriebene Rapport ist dafür der übliche Nachweis. Manche Verträge verlangen ihn ausdrücklich.
Er muss nicht, aber es hilft dir: Ein gegengezeichneter Rapport begründet eine tatsächliche Vermutung für den ausgewiesenen Aufwand (BGer 4C.227/2002). Fehlt die Unterschrift, bleibt die Vergütung geschuldet – du musst den Aufwand dann aber auf andere Weise beweisen.
Nein. Laut Obergericht Luzern (LGVE 2010 I Nr. 19) verändert die Unterschrift weder die Beweislast, noch wirkt sie als Schuldanerkennung. Der Kunde kann die Vermutung mit einem Gegenbeweis entkräften.
Der Auftraggeber oder eine von ihm bevollmächtigte Person, zum Beispiel die Bauleitung. Dazu unterschreibt die Person, welche die Arbeiten ausgeführt hat.
Bei Regie wird nach Aufwand vergütet – Stunden, Material und Geräte, belegt mit dem Rapport. Bei einer Pauschale gilt der vereinbarte Festpreis. Ist der Preis nicht oder nur ungefähr im Voraus bestimmt, richtet er sich nach dem Wert der Arbeit und den Aufwendungen (Art. 374 OR).
Nein. Die Arbeitszeiterfassung nach Arbeitsgesetz umfasst die ganze Arbeitszeit samt Pausen und Überzeit und ist mindestens 5 Jahre aufzubewahren (Art. 46 ArG, Art. 73 ArGV 1). Der Rapport zeigt nur die Arbeit beim Kunden.
Dient der Rapport als Beleg zu einer Rechnung, ist er ein Buchungsbeleg und 10 Jahre aufzubewahren (Art. 958f OR) – auch als Foto oder Scan, wenn er jederzeit wieder lesbar gemacht werden kann. Unterlagen der Arbeitszeiterfassung mindestens 5 Jahre (Art. 73 Abs. 2 ArGV 1).
Ja, ab dem Pro-Plan (CHF 14.90/Monat) aus der Zeiterfassung: aus den offenen Einträgen eines Kunden, mit Objekt, Material und Geräten, wahlweise mit Preisen. Gespeichert wird nichts – die Einträge bleiben offen und lassen sich danach als QR-Rechnung abrechnen.
Stunden erfassen, Rapport erstellen, abrechnen
Mit ERPLight erfasst du Stunden je Kunde, erstellst daraus den Arbeitsrapport und die QR-Rechnung – Zeiterfassung und Rapport ab Pro. Offerten, Aufträge und QR-Rechnungen gratis im Starter-Plan. Keine Kreditkarte nötig.