Rechnung schreiben als Privatperson
in der Schweiz — so geht's richtig

Ja, das darfst du. In der Schweiz darf jede natürliche Person eine Rechnung stellen — es gibt weder eine Pflicht zur Firmengründung noch zum Handelsregistereintrag. Das Obligationenrecht (OR) kennt keine Einschränkung, wer Rechnungen ausstellen darf. Voraussetzung ist lediglich, dass eine tatsächliche Leistung erbracht oder eine Ware geliefert wurde. Ein «Gewerbeschein» wie in Deutschland existiert in der Schweiz nicht.

Nein, auf keinen Fall. Als Privatperson bist du nicht MwSt-pflichtig und darfst daher keine Mehrwertsteuer auf deiner Rechnung ausweisen. Die MwSt-Pflicht entsteht erst bei einer selbständigen, auf Dauer angelegten Erwerbstätigkeit mit einem weltweiten Jahresumsatz über CHF 100'000 (Art. 10 MWSTG). Wer trotzdem MwSt auf der Rechnung ausweist, schuldet den ausgewiesenen Betrag der ESTV — das kann teuer werden. Vermerke stattdessen «ohne MWST» auf dem Dokument.

Eine Privatrechnung sollte mindestens enthalten: deinen vollständigen Namen und deine Adresse, den Namen und die Adresse des Empfängers, eine klare Beschreibung der Leistung oder Ware, das Rechnungsdatum, den Rechnungsbetrag in CHF, eine Zahlungsfrist und deine Bankverbindung (IBAN). Empfehlenswert ist zusätzlich der Vermerk «ohne MWST» und idealerweise ein Swiss QR-Code, damit dein Gegenüber bequem per Banking-App bezahlen kann.

Sobald du regelmässig, mit Gewinnabsicht und auf eigenes Risiko arbeitest. Die Abgrenzung ist im Einzelfall fliessend — die kantonale Steuerbehörde und die Ausgleichskasse prüfen insbesondere: Handelt es sich um eine regelmässige Tätigkeit? Besteht eine Gewinnerzielungsabsicht? Trittst du unter eigenem Namen am Markt auf? Trägst du ein wirtschaftliches Risiko? Wer beispielsweise eine eigene Website hat, aktiv Kunden akquiriert und regelmässig Rechnungen stellt, wird eher als selbständig erwerbend eingestuft als jemand, der einmal im Jahr eine Nachhilfestunde verrechnet.

Ja, unbedingt. Sämtliche Einnahmen — auch aus gelegentlichen Privatrechnungen — müssen in der Steuererklärung deklariert werden. Bei einmaligen oder seltenen Einkünften trägst du den Betrag typischerweise als «übriges Einkommen» ein. Direkt damit verbundene Ausgaben (z.B. Materialkosten, Fahrtkosten) kannst du in Abzug bringen. Wird deine Tätigkeit als selbständig eingestuft, deklarierst du die Einkünfte im Formular für selbständige Erwerbstätigkeit — mit allen Rechten und Pflichten.

Nein. In der Schweiz brauchst du weder eine Einzelfirma noch einen Handelsregistereintrag, um Rechnungen stellen zu dürfen. Der HR-Eintrag wird erst ab CHF 100'000 Jahresumsatz obligatorisch (Art. 934 OR). Darunter kannst du frei entscheiden, ob du dich freiwillig einträgst oder nicht. Viele Freelancer und Nebenbeschäftigte arbeiten unter ihrem Privatnamen, ohne jemals eine Firma gründen zu müssen.

Rechtlich gibt es keinen strikt definierten Unterschied — beide Dokumente dienen der Forderung eines Betrags für eine erbrachte Leistung. In der Praxis unterscheiden sich Privatrechnungen dadurch, dass sie keinen Firmennamen, keine MwSt-Nummer (CHE-xxx.xxx.xxx MWST), keine UID und meist keine fortlaufende Rechnungsnummer enthalten. Geschäftsrechnungen von MwSt-pflichtigen Unternehmen müssen dagegen den gesetzlichen Anforderungen gemäss Art. 26 MWSTG entsprechen.

In vier Schritten: (1) Deinen Namen und Adresse eingeben, (2) Empfänger wählen, (3) Leistung und Betrag beschreiben, (4) PDF mit Swiss QR-Code generieren. Mit einem ERP-System wie ERPLight geht das kostenlos und ohne Installation. ERPLight erkennt automatisch, dass du nicht MwSt-pflichtig bist und vermerkt «ohne MWST». Der Free-Plan ist dauerhaft kostenlos — ideal für gelegentliche Privatrechnungen. Alternativ kannst du unseren kostenlosen QR-Rechnung Generator nutzen.

Eine Honorarrechnung ist eine Rechnung für eine erbrachte Dienstleistung — typischerweise von Freiberuflern, Fotografen, Beratern, Übersetzern oder Coaches. In der Schweiz gelten dieselben Regeln wie für jede andere Rechnung: Name und Adresse beider Parteien, Leistungsbeschreibung, Betrag und Datum. Unter CHF 100’000 Jahresumsatz bist du nicht MwSt-pflichtig und vermerkst «ohne MWST». ERPLight erstellt Honorarrechnungen mit Swiss QR-Code — kostenlos und in unter 2 Minuten.