Auch ohne Firma darfst du Rechnungen stellen. Was draufstehen muss,
wann du MwSt-befreit bist und wo die Grenze zur Selbständigkeit liegt.
Ja, Privatpersonen dürfen in der Schweiz Rechnungen stellen — etwa für den Verkauf gebrauchter Gegenstände, Nachbarschaftshilfe oder Gelegenheitsjobs. Eine MwSt-Nummer ist erst ab CHF 100'000 Jahresumsatz aus selbständiger Erwerbstätigkeit erforderlich (Quelle: ESTV). Die Rechnung muss Name, Adresse, Datum, Leistungsbeschreibung und Betrag enthalten.
Das Schweizer Recht erlaubt es jeder natürlichen Person, Rechnungen auszustellen
Typisch: einmaliger Verkauf, Nachhilfe, Gelegenheitsjobs
Regelmässigkeit, Gewinnabsicht und Marktauftritt sind entscheidend
Auch als Privatperson gelten Mindestangaben, damit deine Rechnung rechtsgültig ist
Vor- und Nachname sowie deine Wohnadresse als Rechnungssteller. Eine Firmenbezeichnung ist nicht erforderlich.
Der vollständige Name (oder Firmenname) und die Adresse der Person oder des Unternehmens, das die Rechnung erhält.
Was hast du geliefert oder geleistet? Eine klare, nachvollziehbare Beschreibung — z.B. «10 Stunden Nachhilfe Mathematik» oder «Verkauf Mountainbike Trek Fuel EX 8».
Das Datum der Rechnungsstellung. Falls die Leistung an einem anderen Datum erbracht wurde, auch den Leistungszeitraum angeben.
Der Gesamtbetrag in CHF und eine klare Zahlungsfrist (z.B. «zahlbar innert 30 Tagen»). Üblich in der Schweiz sind 30 Tage netto.
Deine IBAN-Nummer, damit der Empfänger die Zahlung korrekt ausführen kann. Ideal mit einem Swiss QR-Code für einfache Zahlung per Banking-App.
Vermerke auf der Rechnung: «ohne MWST» oder «Nicht MwSt-pflichtig». So ist klar, dass der Betrag keine Mehrwertsteuer enthält und dein Kunde keine Vorsteuer abziehen kann.
Die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick
Für gelegentliche Leistungen ohne gewerblichen Hintergrund.
Selbständig mit Umsatz unter CHF 100'000 pro Jahr.
Registriertes Unternehmen mit MwSt-Nummer.
Diese Alltagssituationen erfordern eine Privatrechnung
Du gibst gelegentlich Nachhilfe in Mathematik, Sprachen oder Musik. Solange es nicht deine hauptberufliche Tätigkeit ist, stellst du eine einfache Privatrechnung — ohne MwSt und ohne Firmennamen.
Du verkaufst gebrauchte Möbel, ein Velo oder Elektronik an eine Firma, die eine Rechnung für die Buchhaltung benötigt. Auch hier genügt eine Privatrechnung mit deinem Namen und einer Beschreibung des Gegenstands.
Ein Bekannter bittet dich um Hilfe bei einer Website, einem Umzug oder einer Übersetzung. Für einmalige Aufträge darfst du als Privatperson eine Rechnung stellen — das ist kein Gewerbe. Solche Rechnungen für Dienstleistungen werden auch als Honorarrechnung bezeichnet.
Du hast für jemanden Auslagen getätigt — etwa Material eingekauft oder eine Reise organisiert. Mit einer Privatrechnung forderst du die Kosten formell zurück. Das Dokument dient beiden Seiten als Beleg.
Was du über Einkommenssteuer, AHV und MwSt wissen musst
Als Privatperson bist du grundsätzlich nicht mehrwertsteuerpflichtig. Die MwSt-Pflicht entsteht erst bei einer selbständigen, auf Dauer angelegten Erwerbstätigkeit mit über CHF 100'000 Jahresumsatz (Art. 10 Abs. 2 MWSTG). Weise auf deiner Rechnung niemals MwSt aus, wenn du nicht registriert bist — sonst schuldest du den Betrag der ESTV.
Alle Einnahmen aus Privatrechnungen müssen in der Steuererklärung deklariert werden. Bei gelegentlichen Einkünften trägst du den Betrag als «übriges Einkommen» ein. Davon kannst du direkt zusammenhängende Ausgaben (z.B. Materialkosten) in Abzug bringen.
Gelegentliche Einnahmen unter CHF 2'300 pro Jahr und Auftraggeber sind in der Regel AHV-befreit (Geringfügigkeitsgrenze). Wird die Tätigkeit als selbständig eingestuft, werden AHV-Beiträge fällig — basierend auf dem Reingewinn. Die Ausgleichskasse entscheidet über die Einstufung.
Auch als Privatperson solltest du Kopien deiner Rechnungen und Belege aufbewahren — mindestens bis die Steuerveranlagung rechtskräftig ist. Bei grösseren Beträgen empfiehlt sich eine Aufbewahrung von 10 Jahren, analog zu den Vorschriften für Unternehmen gemäss OR Art. 958f.
Wer regelmässig Rechnungen stellt, aktiv Kunden akquiriert und ein wirtschaftliches Risiko trägt, gilt als selbständig erwerbend. Die Folge: AHV-Anmeldung bei der Ausgleichskasse, Steuererklärung mit Formular «Selbständige Erwerbstätigkeit» und ab CHF 100'000 Umsatz die MwSt-Pflicht.
Als Privatperson musst du dich nicht ins Handelsregister eintragen lassen. Erst ab einem Jahresumsatz von CHF 100'000 wird der HR-Eintrag für Einzelunternehmen obligatorisch (Art. 934 OR). Darunter ist der Eintrag freiwillig — kann aber für die Glaubwürdigkeit vorteilhaft sein.
Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um Rechnungen als Privatperson
Ja, das darfst du. In der Schweiz darf jede natürliche Person eine Rechnung stellen — es gibt weder eine Pflicht zur Firmengründung noch zum Handelsregistereintrag. Das Obligationenrecht (OR) kennt keine Einschränkung, wer Rechnungen ausstellen darf. Voraussetzung ist lediglich, dass eine tatsächliche Leistung erbracht oder eine Ware geliefert wurde. Ein «Gewerbeschein» wie in Deutschland existiert in der Schweiz nicht.
Nein, auf keinen Fall. Als Privatperson bist du nicht MwSt-pflichtig und darfst daher keine Mehrwertsteuer auf deiner Rechnung ausweisen. Die MwSt-Pflicht entsteht erst bei einer selbständigen, auf Dauer angelegten Erwerbstätigkeit mit einem weltweiten Jahresumsatz über CHF 100'000 (Art. 10 MWSTG). Wer trotzdem MwSt auf der Rechnung ausweist, schuldet den ausgewiesenen Betrag der ESTV — das kann teuer werden. Vermerke stattdessen «ohne MWST» auf dem Dokument.
Eine Privatrechnung sollte mindestens enthalten: deinen vollständigen Namen und deine Adresse, den Namen und die Adresse des Empfängers, eine klare Beschreibung der Leistung oder Ware, das Rechnungsdatum, den Rechnungsbetrag in CHF, eine Zahlungsfrist und deine Bankverbindung (IBAN). Empfehlenswert ist zusätzlich der Vermerk «ohne MWST» und idealerweise ein Swiss QR-Code, damit dein Gegenüber bequem per Banking-App bezahlen kann.
Sobald du regelmässig, mit Gewinnabsicht und auf eigenes Risiko arbeitest. Die Abgrenzung ist im Einzelfall fliessend — die kantonale Steuerbehörde und die Ausgleichskasse prüfen insbesondere: Handelt es sich um eine regelmässige Tätigkeit? Besteht eine Gewinnerzielungsabsicht? Trittst du unter eigenem Namen am Markt auf? Trägst du ein wirtschaftliches Risiko? Wer beispielsweise eine eigene Website hat, aktiv Kunden akquiriert und regelmässig Rechnungen stellt, wird eher als selbständig erwerbend eingestuft als jemand, der einmal im Jahr eine Nachhilfestunde verrechnet.
Ja, unbedingt. Sämtliche Einnahmen — auch aus gelegentlichen Privatrechnungen — müssen in der Steuererklärung deklariert werden. Bei einmaligen oder seltenen Einkünften trägst du den Betrag typischerweise als «übriges Einkommen» ein. Direkt damit verbundene Ausgaben (z.B. Materialkosten, Fahrtkosten) kannst du in Abzug bringen. Wird deine Tätigkeit als selbständig eingestuft, deklarierst du die Einkünfte im Formular für selbständige Erwerbstätigkeit — mit allen Rechten und Pflichten.
Nein. In der Schweiz brauchst du weder eine Einzelfirma noch einen Handelsregistereintrag, um Rechnungen stellen zu dürfen. Der HR-Eintrag wird erst ab CHF 100'000 Jahresumsatz obligatorisch (Art. 934 OR). Darunter kannst du frei entscheiden, ob du dich freiwillig einträgst oder nicht. Viele Freelancer und Nebenbeschäftigte arbeiten unter ihrem Privatnamen, ohne jemals eine Firma gründen zu müssen.
Rechtlich gibt es keinen strikt definierten Unterschied — beide Dokumente dienen der Forderung eines Betrags für eine erbrachte Leistung. In der Praxis unterscheiden sich Privatrechnungen dadurch, dass sie keinen Firmennamen, keine MwSt-Nummer (CHE-xxx.xxx.xxx MWST), keine UID und meist keine fortlaufende Rechnungsnummer enthalten. Geschäftsrechnungen von MwSt-pflichtigen Unternehmen müssen dagegen den gesetzlichen Anforderungen gemäss Art. 26 MWSTG entsprechen.
In vier Schritten: (1) Deinen Namen und Adresse eingeben, (2) Empfänger wählen, (3) Leistung und Betrag beschreiben, (4) PDF mit Swiss QR-Code generieren. Mit ERPLight geht das kostenlos und ohne Installation. ERPLight erkennt automatisch, dass du nicht MwSt-pflichtig bist und vermerkt «ohne MWST». Der Free-Plan ist dauerhaft kostenlos — ideal für gelegentliche Privatrechnungen. Alternativ kannst du unseren kostenlosen QR-Rechnung Generator nutzen.
Eine Honorarrechnung ist eine Rechnung für eine erbrachte Dienstleistung — typischerweise von Freiberuflern, Fotografen, Beratern, Übersetzern oder Coaches. In der Schweiz gelten dieselben Regeln wie für jede andere Rechnung: Name und Adresse beider Parteien, Leistungsbeschreibung, Betrag und Datum. Unter CHF 100’000 Jahresumsatz bist du nicht MwSt-pflichtig und vermerkst «ohne MWST». ERPLight erstellt Honorarrechnungen mit Swiss QR-Code — kostenlos und in unter 2 Minuten.
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