Kassenbuch Vorlage Schweiz:
gratis Excel & PDF mit Zählprotokoll

Kassensturz und Zählprotokoll

Beim Kassensturz zählst du das Bargeld in der Kasse und vergleichst es mit dem Bestand laut Kassenbuch. Die ESTV verlangt, das Kassenbuch «durch Kassastürze regelmässig zu kontrollieren» (MWST-Info 16, Ziff. 1.6.3); einen festen Rhythmus schreibt das Gesetz nicht vor. Bewährt hat sich:

• Täglich bei Läden, Gastro und Marktständen – am besten zusammen mit dem Tagesabschluss.
• Mindestens monatlich, wenn nur ab und zu Bargeld fliesst.
• Immer am Jahresende: Den Kassenbestand am Anfang und am Ende des Jahres hältst du separat fest (MWST-Info 16, Ziff. 1.6.4) – er gehört zur Vermögenslage (Art. 957 Abs. 2 OR) bzw. in die Bilanz.

Zählprotokoll: Beispiel mit allen Noten und Münzen

Ins Zählprotokoll gehören Datum und Uhrzeit, die Kasse, die Anzahl je Note und Münze, das Total (Ist), der Bestand laut Kassenbuch (Soll), die Differenz, eine Begründung – falls bekannt – und die Unterschrift. Arbeiten Angestellte an der Kasse, zählt am besten eine zweite Person mit und unterschreibt ebenfalls. Das Zählprotokoll ist der Beleg für eine gebuchte Kassendifferenz.

Ist Excel erlaubt? Was die GeBüV verlangt

Ja, ein Kassenbuch in Excel ist erlaubt – aber eine gewöhnliche Excel-Datei erfüllt die Anforderungen nicht von allein. Im Internet liest man beides: «Excel ist verboten» und «Excel ist kein Problem». Beides greift zu kurz. Das Gesetz schreibt kein Programm vor; es verlangt, dass die Einträge nachvollziehbar sind und nicht unbemerkt geändert werden können:

• Elektronisch ist zulässig. Die Buchführung kann schriftlich, elektronisch oder in vergleichbarer Weise erfolgen (Art. 957a Abs. 5 OR). Bücher und Belege dürfen elektronisch aufbewahrt werden, wenn sie mit den Geschäftsvorfällen übereinstimmen und jederzeit lesbar gemacht werden können (Art. 958f Abs. 3 OR).
• Änderungen müssen feststellbar sein. Die Geschäftsbücher sind so zu führen und aufzubewahren, «dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt» (Art. 3 GeBüV). Genau das leistet eine offene Excel-Datei nicht: Eine Zahl lässt sich überschreiben, ohne dass es jemand merkt.
• Die ESTV ist deutlich. Beim Kassabuch muss die Integrität im Sinne von Art. 3 GeBüV gewährleistet sein; die Einnahmen und Ausgaben sind «lückenlos und wahrheitsgetreu auf nicht veränderbare Art» aufzuzeichnen (MWST-Info 16, Ziff. 1.6.3).

So führst du das Kassenbuch in Excel sauber

1. Zeitnah und in der Reihenfolge der Tage erfassen – die Vorlage meldet ein Datum, das früher liegt als eine Zeile davor.
2. Nie überschreiben oder löschen: Fehler mit einer Korrekturzeile berichtigen, etwa «Korrektur zu Beleg K-042».
3. Am Monatsende zählen, die Differenz buchen und den Monat als PDF speichern (in der Vorlage: Spalte «Monat» filtern, dann drucken). Das PDF mit dem Zählprotokoll unverändert ablegen – oder ausdrucken und unterschreiben.
4. Abgeschlossene Monate in der Datei nicht mehr ändern.
5. Arbeiten mehrere Personen an der Kasse, kurz festhalten, wer erfasst und wer zählt – die GeBüV verlangt je nach Art und Umfang des Geschäfts Arbeitsanweisungen (Art. 4 GeBüV).
6. Kassenbuch, Zählprotokolle und Belege 10 Jahre aufbewahren (Art. 958f Abs. 1 OR).

Papier, Excel oder Software?

Kassenbuch online mit ERPLight

Für den Anfang reicht die Vorlage. Schreibst du deine Rechnungen schon mit ERPLight, führt sich das Kassenbuch fast von selbst – in der einfachen Buchhaltung ab dem Pro-Plan (CHF 14.90/Monat):

• Bargeld als eigenes Konto neben dem Bankkonto – beim Einrichten beantwortest du die Frage «Nimmst du Bargeld ein?».
• Automatisch im Kassenbuch: Rechnungen, die du mit «Bar erhalten» als bezahlt markierst, und Ausgaben mit «Bezahlt mit: Bargeld» – mit dem Bestand nach jeder Bewegung.
• Mit wenigen Klicks erfasst: Barverkäufe ohne Rechnung, Privatbezüge und «Bargeld abgehoben oder eingezahlt». Liest du den Bankauszug (camt.053) ein, ordnest du Bargeldbezüge direkt zu.
• Monatsabschluss mit Kassensturz: ERPLight fragt «Hast du Ende Monat CHF … Bargeld?». Zählst du einen anderen Betrag, wird die Differenz als Kassendifferenz am letzten Tag des Monats gebucht.
• Danach bleibt der Monat fest: Betrag, Datum und Kasse lassen sich nicht mehr ändern; Korrekturen machst du im Folgemonat – oder du öffnest den Monat bewusst wieder.
• Hinweis bei Minus: Fällt der Bestand unter null, zeigt ERPLight, an welchem Tag – meist fehlt eine Einnahme oder «Bargeld abgehoben».
• Quittung bei Barzahlung als PDF – schon im kostenlosen Starter-Plan, siehe Quittung Vorlage.

ERPLight ist keine Registrierkasse und kein Kassensystem: Die Tageseinnahmen aus deiner Kasse trägst du als Total ein. Eine doppelte Buchhaltung bietet ERPLight nicht – für GmbH und AG gibt es den Export für den Treuhänder.