Proforma Rechnung Schweiz
Erstellen Sie kostenlos eine Proforma Rechnung mit unserem Generator — mit Positionen, MwSt-Berechnung und sofortigem PDF-Download. Ideal für Zoll, Vorkasse und Export.
Was ist eine Proforma Rechnung?
Die Proforma Rechnung (auch Pro Forma Rechnung oder Proformarechnung geschrieben) ist ein Dokument, das in Form und Aufbau einer regulären Rechnung entspricht, jedoch keine Zahlungsaufforderung darstellt. Sie dient ausschliesslich informativen Zwecken und wird häufig als Wertdeklaration für den Zoll, bei Vorkasse-Geschäften oder als unverbindliche Preisindikation verwendet. Ein typisches Beispiel: Ein Schweizer Handwerkerbetrieb verschickt Material nach Deutschland und legt dem Paket eine Proforma Rechnung als Wertdeklaration bei. Die Bedeutung des Begriffs «pro forma» stammt aus dem Lateinischen und heisst übersetzt «der Form halber».
Rechtliche Einordnung in der Schweiz
Im Gegensatz zu einer regulären Rechnung ist die Proforma Rechnung steuerlich nicht relevant. Sie begründet weder eine Zahlungspflicht noch eine Buchungspflicht gemäss Schweizer Obligationenrecht (OR Art. 957ff). Dennoch wird sie im internationalen Handel als wichtiges Begleitdokument anerkannt — insbesondere vom Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit (BAZG).
Proforma Rechnung vs. Handelsrechnung (Commercial Invoice)
Eine wichtige Unterscheidung im internationalen Handel: Die Proforma Rechnung dient der Vorabdeklaration von Waren — z.B. vor Lieferung oder als unverbindliche Kostenangabe. Die Handelsrechnung (Commercial Invoice) hingegen ist das offizielle Zahlungsdokument nach Lieferung. Handelsrechnungen sind buchhaltungsrelevant und MwSt-pflichtig, Proforma Rechnungen nicht. Beide Dokumente sind zollrelevant. Oft werden beide verwendet: zuerst die Proforma Rechnung als Indikation, dann die Handelsrechnung als verbindliches Zahlungsdokument.
Incoterms und Zolldokumentation
Bei Exporten empfiehlt es sich, die Incoterms 2020 in der Proforma Rechnung anzugeben. Die gängigsten Incoterms sind: FOB (Free on Board — Frei an Bord), CIF (Cost, Insurance and Freight — Kosten, Versicherung und Fracht inklusive) und DAP (Delivered at Place — Geliefert am Bestimmungsort). Die Incoterms regeln, wer Versand- und Versicherungskosten trägt, und sind für die Zollberechnung relevant. Exporteure benötigen zudem häufig eine EORI-Nummer (Economic Operators Registration and Identification) zur Zollanmeldung — diese ist bei der Zollbehörde kostenlos erhältlich.
Proforma Rechnung vs. reguläre Rechnung
Wann braucht man eine Proforma Rechnung?
Die 6 häufigsten Anwendungsfälle in der Schweiz
Zollanmeldung / Export
Bei Warenversand ins Ausland (EU, Drittstaaten) verlangt das BAZG eine Proforma Rechnung als Wertdeklaration für die Verzollung.
Vorkasse / Vorauszahlung
Der Kunde muss bezahlen, bevor die Ware geliefert wird. Die Proforma Rechnung zeigt den erwarteten Betrag, bevor die eigentliche Rechnung erstellt wird.
Kostenvoranschlag
Unverbindliche Preisindikation ohne bindende Wirkung — anders als eine Offerte mit konkretem Angebot.
Interne Zwecke
Budgetplanung, konzerninterne Verrechnungen oder Wertangaben für Versicherungen und Behörden.
Kostenlose Muster und Warenmuster
Beim Versand von kostenlosen Warenmustern (z.B. Produktproben, Stoffmuster) ins Ausland verlangt der Zoll eine Wertdeklaration — auch wenn kein Geld fliesst. Die Proforma Rechnung dokumentiert den Warenwert für die Zollbehörde und verhindert Verzögerungen bei der Einfuhr.
Garantie- und Ersatzteile
Bei der Rücksendung oder Lieferung von Garantie-Ersatzteilen vom Hersteller zum Kunden benötigt der Zoll eine Proforma Rechnung als Wertdeklaration. Dies gilt auch für kostenlose Reparaturen und Austauschgeräte im Rahmen von Garantieleistungen.
Proforma Rechnung erstellen
Füllen Sie das Formular aus — Ihre Proforma Rechnung wird als PDF generiert
Vorschau
Proforma RechnungWas muss in einer Proforma Rechnung stehen?
Alle Pflichtangaben auf einen Blick
Vermerk «PROFORMA RECHNUNG»
Deutlich sichtbar als Titel — damit das Dokument klar von einer regulären Rechnung unterschieden wird
Absender-Angaben
Vollständiger Name oder Firma, Adresse, optional Telefon und E-Mail
Empfänger-Angaben
Name oder Firma des Empfängers mit vollständiger Adresse
Proforma-Nummer & Datum
Eindeutige Referenznummer (z.B. PF-2026-001) und Ausstellungsdatum
Positionsliste mit Preisen
Detaillierte Auflistung aller Waren/Leistungen mit Beschreibung, Menge, Einheit und Einzelpreis
Gesamtbetrag mit Währung
Totalbetrag in CHF (bei Export ggf. zusätzlich in EUR oder USD)
Hinweis «Keine Zahlungsaufforderung»
Klarer Vermerk, dass das Dokument keine Zahlungspflicht begründet
Bei Zoll: Warenbeschreibung & Herkunftsland
Detaillierte Warenbeschreibung, Gewicht, Herkunftsland und ggf. HS-Code (Zolltarifnummer). EORI-Nummer des Absenders, Incoterms (z.B. FOB, CIF, DAP) und ggf. Ursprungszeugnis (bei bestimmten Waren/Ländern erforderlich). Empfehlung: Proforma Rechnung in Originalsprache + Englisch, mindestens 3 Kopien beilegen.
Textbausteine für Proforma Rechnungen
Professionelle Mustertexte zum Kopieren und Anpassen
Standard (Deutsch)
Sehr geehrte Damen und Herren Anbei erhalten Sie unsere Proforma Rechnung Nr. [PF-2026-001] vom [Datum]. Dieses Dokument dient ausschliesslich informativen Zwecken und stellt keine Zahlungsaufforderung dar. Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Freundliche Grüsse
Zoll-Version (Deutsch)
Proforma Invoice / Proforma Rechnung für Zollzwecke Hiermit bestätigen wir, dass die nachfolgend aufgeführten Waren einen Gesamtwert von CHF [Betrag] haben. Diese Proforma Rechnung dient ausschliesslich der Zollanmeldung und ist keine Zahlungsaufforderung. Herkunftsland: Schweiz / Country of Origin: Switzerland
Proforma Invoice (English)
Dear Sir or Madam, Please find attached our Proforma Invoice No. [PF-2026-001] dated [Date]. This document is for informational purposes only and does not constitute a request for payment. Kind regards
Zoll mit Incoterms & EORI
Proforma Invoice für Zollzwecke Hiermit bestätigen wir, dass die nachfolgend aufgeführten Waren einen Gesamtwert von CHF [Betrag] haben. Versandbedingung (Incoterms 2020): [FOB / CIF / DAP] EORI-Nummer Absender: [CH-XXXXXXX] Herkunftsland / Country of Origin: Schweiz / Switzerland HS-Code / Zolltarifnummer: [XXXX.XXXX] Diese Proforma Rechnung dient ausschliesslich der Zollanmeldung und stellt keine Zahlungsaufforderung dar.
Word/Excel Vorlage vs. Online-Generator
Warum ein professionelles Tool den Unterschied macht
Häufige Fragen zur Proforma Rechnung
Antworten auf die 13 wichtigsten Fragen
Eine Proforma Rechnung (auch: Pro Forma Rechnung, Pro-forma-Rechnung oder Proformarechnung) ist ein vorläufiges Dokument, das wie eine Rechnung aussieht, aber keine Zahlungsaufforderung darstellt. Sie dient in der Schweiz vor allem für Zollanmeldungen, Vorkasse-Geschäfte und Warensendungen ins Ausland als Wertdeklaration. Ein Beispiel: Ein Unternehmen schickt Waren ins Ausland und benötigt die Proforma Rechnung als Begleitdokument für den Zoll.
Nein, eine Proforma Rechnung ist keine rechtlich bindende Zahlungsaufforderung. Sie dient ausschliesslich informativen Zwecken, z.B. als Wertdeklaration für den Zoll oder als Preisindikation für den Kunden. Im Gegensatz zu einer regulären Rechnung begründet sie keine Zahlungspflicht.
Pflichtangaben sind: Vermerk «PROFORMA RECHNUNG», Absender (Name, Adresse), Empfänger (Name, Adresse), Proforma-Nummer, Datum, Positionsliste mit Beschreibung, Menge und Preis, Gesamtbetrag in CHF und der Hinweis «Keine Zahlungsaufforderung». Bei Zollzwecken zusätzlich: Warenbeschreibung, Gewicht, Herkunftsland.
Eine reguläre Rechnung ist eine verbindliche Zahlungsaufforderung nach erbrachter Leistung. Eine Proforma Rechnung hingegen dient nur informativen Zwecken — sie ist keine Zahlungsaufforderung, nicht buchhaltungsrelevant und begründet keine MwSt-Pflicht. Sie wird vor allem für Zoll, Vorkasse und Preisindikation verwendet.
Nein, eine Proforma Rechnung ist steuerlich nicht relevant und muss keine MwSt ausweisen. Da sie keine Zahlungsaufforderung darstellt, ist sie auch nicht buchhalterisch zu erfassen. Optional kann die MwSt zur Information ausgewiesen werden, sie ist aber nicht verpflichtend.
Eine Proforma Rechnung wird für den Zoll benötigt, wenn Waren ins Ausland (EU oder Drittstaaten) versendet werden und noch keine reguläre Handelsrechnung vorliegt. Sie dient dem Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit (BAZG) als Wertdeklaration für die Verzollung und Berechnung von Einfuhrabgaben.
Ja, auch Privatpersonen können eine Proforma Rechnung erstellen. Häufigster Anwendungsfall ist der Versand von Waren ins Ausland (z.B. Geschenksendungen oder Verkäufe über Online-Plattformen). Der Zoll benötigt eine Wertdeklaration — auch von Privatpersonen.
Ja, der Generator ist 100% kostenlos und ohne Anmeldung nutzbar. Alle Daten bleiben lokal in Ihrem Browser — es werden keine Daten an Server übertragen. Sie können unbegrenzt viele Proforma Rechnungen als PDF erstellen und herunterladen.
Nein. Der Generator arbeitet vollständig client-seitig in Ihrem Browser. Ihre eingegebenen Daten (Absender, Empfänger, Positionen) werden nicht an einen Server gesendet und nicht gespeichert. Das PDF wird direkt in Ihrem Browser generiert.
Eine Offerte ist ein verbindliches Angebot mit konkreten Preisen und Konditionen. Eine Proforma Rechnung ist eine unverbindliche Wertangabe ohne Zahlungsaufforderung. Die Offerte zielt auf einen Vertragsabschluss ab, die Proforma Rechnung dient der Information (z.B. für Zoll oder Vorkasse).
Die Handelsrechnung (Commercial Invoice) ist das offizielle Zahlungsdokument im internationalen Handel. Sie wird nach Lieferung erstellt und ist — anders als die Proforma Rechnung — eine verbindliche Zahlungsaufforderung. Handelsrechnungen sind buchhaltungsrelevant und MwSt-pflichtig. Im internationalen Handel wird oft zuerst eine Proforma Rechnung als Vorab-Indikation versendet, dann nach Lieferung die Handelsrechnung als verbindliches Dokument.
Die EORI-Nummer (Economic Operators Registration and Identification) ist eine eindeutige Kennung für Unternehmen im internationalen Handel. Beim Export aus der Schweiz in die EU wird die EORI-Nummer oft für die Zollanmeldung benötigt. Sie ist kostenlos bei der zuständigen Zollbehörde erhältlich. Die EORI-Nummer sollte auf der Proforma Rechnung und Handelsrechnung angegeben werden.
Incoterms (International Commercial Terms) sind standardisierte Handelsbedingungen der Internationalen Handelskammer (ICC). Sie regeln Kosten und Risiken zwischen Käufer und Verkäufer. Die gängigsten: FOB (Frei an Bord), CIF (Kosten, Versicherung, Fracht inklusive), DAP (Geliefert am Ort). In der Proforma Rechnung und Handelsrechnung klären die Incoterms, wer Versand- und Versicherungskosten trägt — entscheidend für Zollberechnung und Vertragsklarheit.
Geschäftsdokumente professionell erstellen
Mit ERPLight erstellen Sie Proforma Rechnungen, Offerten, Aufträge und Rechnungen mit QR-Zahlungsteil — alles in einem Tool.