Proforma Rechnung Schweiz

Eine Proforma Rechnung (auch: Pro Forma Rechnung, Pro-forma-Rechnung oder Proformarechnung) ist ein vorläufiges Dokument, das wie eine Rechnung aussieht, aber keine Zahlungsaufforderung darstellt. Sie dient in der Schweiz vor allem für Zollanmeldungen, Vorkasse-Geschäfte und Warensendungen ins Ausland als Wertdeklaration. Ein Beispiel: Ein Unternehmen schickt Waren ins Ausland und benötigt die Proforma Rechnung als Begleitdokument für den Zoll.

Nein, eine Proforma Rechnung ist keine rechtlich bindende Zahlungsaufforderung. Sie dient ausschliesslich informativen Zwecken, z.B. als Wertdeklaration für den Zoll oder als Preisindikation für den Kunden. Im Gegensatz zu einer regulären Rechnung begründet sie keine Zahlungspflicht.

Pflichtangaben sind: Vermerk «PROFORMA RECHNUNG», Absender (Name, Adresse), Empfänger (Name, Adresse), Proforma-Nummer, Datum, Positionsliste mit Beschreibung, Menge und Preis, Gesamtbetrag in CHF und der Hinweis «Keine Zahlungsaufforderung». Bei Zollzwecken zusätzlich: Warenbeschreibung, Gewicht, Ursprungsland.

Eine reguläre Rechnung ist eine verbindliche Zahlungsaufforderung nach erbrachter Leistung. Eine Proforma Rechnung hingegen dient nur informativen Zwecken — sie ist keine Zahlungsaufforderung, nicht buchhaltungsrelevant und begründet keine MwSt-Pflicht. Sie wird vor allem für Zoll, Vorkasse und Preisindikation verwendet.

Für den Zoll nicht: Ausfuhrlieferungen sind von der Schweizer MWST befreit (Art. 23 MWSTG), die Proforma nennt den Warenwert ohne MWST. Verlangst du mit der Proforma eine Vorauszahlung, gilt sie für die MWST als Rechnung (Art. 3 Bst. k MWSTG): Bist du MWST-pflichtig, schuldest du die Steuer mit dem Zahlungseingang, sofern die Leistung nicht von der Steuer befreit ist (Art. 40 Abs. 1 Bst. c MWSTG). Bist du nicht im MWST-Register eingetragen, darfst du keine MWST ausweisen — sonst schuldest du sie (Art. 27 MWSTG).

Eine Proforma Rechnung wird für den Zoll benötigt, wenn Waren ins Ausland (EU oder Drittstaaten) versendet werden und noch keine reguläre Handelsrechnung vorliegt. Sie dient als Wertdeklaration für die Ausfuhranmeldung beim Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit (BAZG) und für die Verzollung im Bestimmungsland, das die Einfuhrabgaben berechnet.

Ja, auch Privatpersonen können eine Proforma Rechnung erstellen. Häufigster Anwendungsfall ist der Versand von Waren ins Ausland (z.B. Geschenksendungen oder Verkäufe über Online-Plattformen). Der Zoll benötigt eine Wertdeklaration — auch von Privatpersonen.

Ja, der Generator ist 100% kostenlos und ohne Anmeldung nutzbar. Deine Adressen, Positionen und Beträge verlassen deinen Browser nicht. Du kannst unbegrenzt viele Proforma Rechnungen als PDF erstellen und herunterladen.

Nein. Der Generator arbeitet vollständig in deinem Browser. Deine Eingaben (Absender, Empfänger, Positionen) werden nicht an einen Server gesendet und nicht gespeichert; das PDF entsteht direkt in deinem Browser. Google Analytics erfährt nur, dass ein PDF erstellt wurde (mit dem gewählten MwSt-Satz, der Anzahl Positionen und dem Zweck) — ohne Cookies, solange du nicht zustimmst.

Eine Offerte ist ein verbindliches Angebot mit konkreten Preisen und Konditionen. Eine Proforma Rechnung ist eine unverbindliche Wertangabe ohne Zahlungsaufforderung. Die Offerte zielt auf einen Vertragsabschluss ab, die Proforma Rechnung dient der Information (z.B. für Zoll oder Vorkasse).

Die Handelsrechnung (Commercial Invoice) ist das offizielle Zahlungsdokument im internationalen Handel. Sie wird nach Lieferung erstellt und ist — anders als die Proforma Rechnung — eine verbindliche Zahlungsaufforderung. Handelsrechnungen sind buchhaltungsrelevant; Exportlieferungen sind von der Schweizer MwSt befreit (Art. 23 MWSTG). Im internationalen Handel wird oft zuerst eine Proforma Rechnung als Vorab-Indikation versendet, dann nach Lieferung die Handelsrechnung als verbindliches Dokument.

Die EORI-Nummer (Economic Operators Registration and Identification) ist eine eindeutige Kennung für Unternehmen im internationalen Handel. Die Schweiz vergibt keine EORI-Nummern — Schweizer Unternehmen werden beim BAZG über die UID identifiziert. Wer selbst Zollanmeldungen in der EU abgibt, braucht eine EORI-Nummer eines EU-Mitgliedstaats. Falls vorhanden, gehört sie auf die Proforma- und Handelsrechnung.

Incoterms (International Commercial Terms) sind standardisierte Handelsbedingungen der Internationalen Handelskammer (ICC). Sie regeln Kosten und Risiken zwischen Käufer und Verkäufer. Die gängigsten: FOB (Frei an Bord), CIF (Kosten, Versicherung, Fracht inklusive), DAP (Geliefert am Ort). In der Proforma Rechnung und Handelsrechnung klären die Incoterms, wer Versand- und Versicherungskosten trägt — entscheidend für Zollberechnung und Vertragsklarheit.

Ja. Der ERPLight Proforma Rechnung Generator ist eine kostenlose Online-Vorlage — ohne Anmeldung, ohne Installation. Du füllst Absender, Empfänger und Positionen aus und lädst die fertige Proforma Rechnung als PDF herunter. Zollangaben wie Ursprungsland, Gewicht, Zolltarifnummer, UID/EORI und Incoterms trägst du im Feld «Bemerkungen» ein.

Bei einer Mustersendung (Warenmuster ohne Handelswert) legst du eine Proforma Rechnung bei. Sie nennt den tatsächlichen Wert der Ware — keinen symbolischen Betrag — und den Hinweis «Muster ohne Handelswert, Wert nur für Zollzwecke» bzw. «Sample – no commercial value – value for customs purposes only». Ob Einfuhrabgaben anfallen, entscheidet der Zoll im Bestimmungsland. Ergänze Warenbeschreibung, Gewicht und Zolltarifnummer.

Eine Export-Rechnung (auch Exportrechnung) begleitet Waren beim grenzüberschreitenden Versand und dient dem Zoll zur Wertbestimmung. Bei einer kostenlosen Sendung oder Mustersendung ohne Verkauf verwendest du eine Proforma Rechnung, bei einem echten Verkauf eine Handelsrechnung (Commercial Invoice). Beide enthalten Warenbeschreibung, Warenwert, Ursprungsland und meist die Incoterms. Mit dem Generator oben erstellst du die Proforma Rechnung als PDF; Zollangaben ergänzt du im Feld «Bemerkungen».