Erstellen Sie kostenlos eine Proforma Rechnung mit unserem Generator — mit Positionen, MwSt-Berechnung und sofortigem PDF-Download. Ideal für Zoll, Vorkasse und Export.
Die Proforma Rechnung (auch Pro Forma Rechnung oder Proformarechnung geschrieben) ist ein Dokument, das in Form und Aufbau einer regulären Rechnung entspricht, jedoch keine Zahlungsaufforderung darstellt. Sie dient ausschliesslich informativen Zwecken und wird häufig als Wertdeklaration für den Zoll, bei Vorkasse-Geschäften oder als unverbindliche Preisindikation verwendet. Ein typisches Beispiel: Ein Schweizer Handwerkerbetrieb verschickt Material nach Deutschland und legt dem Paket eine Proforma Rechnung als Wertdeklaration bei. Die Bedeutung des Begriffs «pro forma» stammt aus dem Lateinischen und heisst übersetzt «der Form halber».
Im Gegensatz zu einer regulären Rechnung ist die Proforma Rechnung steuerlich nicht relevant. Sie begründet weder eine Zahlungspflicht noch eine Buchungspflicht gemäss Schweizer Obligationenrecht (OR Art. 957ff). Dennoch wird sie im internationalen Handel als wichtiges Begleitdokument anerkannt — insbesondere vom Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit (BAZG).
Die 4 häufigsten Anwendungsfälle in der Schweiz
Bei Warenversand ins Ausland (EU, Drittstaaten) verlangt das BAZG eine Proforma Rechnung als Wertdeklaration für die Verzollung.
Der Kunde muss bezahlen, bevor die Ware geliefert wird. Die Proforma Rechnung zeigt den erwarteten Betrag, bevor die eigentliche Rechnung erstellt wird.
Unverbindliche Preisindikation ohne bindende Wirkung — anders als eine Offerte mit konkretem Angebot.
Budgetplanung, konzerninterne Verrechnungen oder Wertangaben für Versicherungen und Behörden.
Füllen Sie das Formular aus — Ihre Proforma Rechnung wird als PDF generiert
Alle Pflichtangaben auf einen Blick
Deutlich sichtbar als Titel — damit das Dokument klar von einer regulären Rechnung unterschieden wird
Vollständiger Name oder Firma, Adresse, optional Telefon und E-Mail
Name oder Firma des Empfängers mit vollständiger Adresse
Eindeutige Referenznummer (z.B. PF-2026-001) und Ausstellungsdatum
Detaillierte Auflistung aller Waren/Leistungen mit Beschreibung, Menge, Einheit und Einzelpreis
Totalbetrag in CHF (bei Export ggf. zusätzlich in EUR oder USD)
Klarer Vermerk, dass das Dokument keine Zahlungspflicht begründet
Detaillierte Warenbeschreibung, Gewicht, Herkunftsland und ggf. HS-Code (Zolltarifnummer)
Professionelle Mustertexte zum Kopieren und Anpassen
Sehr geehrte Damen und Herren Anbei erhalten Sie unsere Proforma Rechnung Nr. [PF-2026-001] vom [Datum]. Dieses Dokument dient ausschliesslich informativen Zwecken und stellt keine Zahlungsaufforderung dar. Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Freundliche Grüsse
Proforma Invoice / Proforma Rechnung für Zollzwecke Hiermit bestätigen wir, dass die nachfolgend aufgeführten Waren einen Gesamtwert von CHF [Betrag] haben. Diese Proforma Rechnung dient ausschliesslich der Zollanmeldung und ist keine Zahlungsaufforderung. Herkunftsland: Schweiz / Country of Origin: Switzerland
Dear Sir or Madam, Please find attached our Proforma Invoice No. [PF-2026-001] dated [Date]. This document is for informational purposes only and does not constitute a request for payment. Kind regards
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Antworten auf die 10 wichtigsten Fragen
Eine Proforma Rechnung (auch: Pro Forma Rechnung, Pro-forma-Rechnung oder Proformarechnung) ist ein vorläufiges Dokument, das wie eine Rechnung aussieht, aber keine Zahlungsaufforderung darstellt. Sie dient in der Schweiz vor allem für Zollanmeldungen, Vorkasse-Geschäfte und Warensendungen ins Ausland als Wertdeklaration. Ein Beispiel: Ein Unternehmen schickt Waren ins Ausland und benötigt die Proforma Rechnung als Begleitdokument für den Zoll.
Nein, eine Proforma Rechnung ist keine rechtlich bindende Zahlungsaufforderung. Sie dient ausschliesslich informativen Zwecken, z.B. als Wertdeklaration für den Zoll oder als Preisindikation für den Kunden. Im Gegensatz zu einer regulären Rechnung begründet sie keine Zahlungspflicht.
Pflichtangaben sind: Vermerk «PROFORMA RECHNUNG», Absender (Name, Adresse), Empfänger (Name, Adresse), Proforma-Nummer, Datum, Positionsliste mit Beschreibung, Menge und Preis, Gesamtbetrag in CHF und der Hinweis «Keine Zahlungsaufforderung». Bei Zollzwecken zusätzlich: Warenbeschreibung, Gewicht, Herkunftsland.
Eine reguläre Rechnung ist eine verbindliche Zahlungsaufforderung nach erbrachter Leistung. Eine Proforma Rechnung hingegen dient nur informativen Zwecken — sie ist keine Zahlungsaufforderung, nicht buchhaltungsrelevant und begründet keine MwSt-Pflicht. Sie wird vor allem für Zoll, Vorkasse und Preisindikation verwendet.
Nein, eine Proforma Rechnung ist steuerlich nicht relevant und muss keine MwSt ausweisen. Da sie keine Zahlungsaufforderung darstellt, ist sie auch nicht buchhalterisch zu erfassen. Optional kann die MwSt zur Information ausgewiesen werden, sie ist aber nicht verpflichtend.
Eine Proforma Rechnung wird für den Zoll benötigt, wenn Waren ins Ausland (EU oder Drittstaaten) versendet werden und noch keine reguläre Handelsrechnung vorliegt. Sie dient dem Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit (BAZG) als Wertdeklaration für die Verzollung und Berechnung von Einfuhrabgaben.
Ja, auch Privatpersonen können eine Proforma Rechnung erstellen. Häufigster Anwendungsfall ist der Versand von Waren ins Ausland (z.B. Geschenksendungen oder Verkäufe über Online-Plattformen). Der Zoll benötigt eine Wertdeklaration — auch von Privatpersonen.
Ja, der Generator ist 100% kostenlos und ohne Anmeldung nutzbar. Alle Daten bleiben lokal in Ihrem Browser — es werden keine Daten an Server übertragen. Sie können unbegrenzt viele Proforma Rechnungen als PDF erstellen und herunterladen.
Nein. Der Generator arbeitet vollständig client-seitig in Ihrem Browser. Ihre eingegebenen Daten (Absender, Empfänger, Positionen) werden nicht an einen Server gesendet und nicht gespeichert. Das PDF wird direkt in Ihrem Browser generiert.
Eine Offerte ist ein verbindliches Angebot mit konkreten Preisen und Konditionen. Eine Proforma Rechnung ist eine unverbindliche Wertangabe ohne Zahlungsaufforderung. Die Offerte zielt auf einen Vertragsabschluss ab, die Proforma Rechnung dient der Information (z.B. für Zoll oder Vorkasse).
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