MwSt-konforme Rechnung
in der Schweiz — alle Pflichtangaben

Sechs Angaben sind Pflicht: (1) Name, Ort und MwSt-Nummer (CHE-XXX.XXX.XXX MWST) des Leistungserbringers, (2) Name und Ort des Empfängers, (3) Datum oder Leistungszeitraum, (4) Art, Gegenstand und Umfang der Leistung, (5) das Entgelt und (6) der anwendbare Steuersatz und Steuerbetrag. Das regelt Art. 26 Abs. 2 MWSTG. Eine fortlaufende Rechnungsnummer ist im Schweizer MwSt-Recht — anders als in der EU — keine explizite Pflicht, wird aber empfohlen.

Auf einer MwSt-konformen Rechnung in der Schweiz muss 2026 einer von drei Steuer­sätzen ausgewiesen werden: 8,1% (Normalsatz, gilt für die Mehrheit aller Waren und Dienstleistungen), 2,6% (reduzierter Satz, u.a. für Lebensmittel, Medikamente, Bücher und Produkte für die Monatshygiene) oder 3,8% (Sondersatz, ausschliesslich für Beherbergungs­leistungen wie Hotels und Ferienwohnungen). Diese Sätze sind seit dem 1. Januar 2024 infolge der AHV-21-Reform in Kraft.

Die MwSt-Nummer muss als Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) mit dem Zusatz «MWST» angegeben werden, also im Format CHE-XXX.XXX.XXX MWST. Ohne den Zusatz «MWST» fehlt der Hinweis, dass du im MWST-Register eingetragen bist (Art. 26 Abs. 2 lit. a MWSTG). Die alte 6-stellige MwSt-Nummer (z.B. 123.456) ist seit dem 1. Januar 2014 nicht mehr gültig und darf nicht mehr verwendet werden.

Das MWSTG bietet zwei Möglichkeiten: Entweder weist du den Nettobetrag, den Steuersatz und den Steuerbetrag in CHF separat aus — oder du vermerkst, dass der Bruttopreis die Steuer einschliesst, und gibst den Steuersatz an. Die erste Variante (offener Steuerausweis) ist die gängige Praxis und wird empfohlen, da sie deinem Kunden den Vorsteuerabzug erleichtert und Missverständnisse vermeidet.

Eine nicht konforme Rechnung birgt mehrere Risiken: Erstens kann deinem Kunden der Vorsteuerabzug verweigert werden, was die Geschäftsbeziehung belastet. Zweitens drohen bei einer ESTV-Kontrolle Beanstandungen und mögliche Bussen. Drittens gilt: Wer die MwSt zu hoch ausweist (Art. 27 MWSTG), schuldet den ausgewiesenen Betrag der ESTV. In der Schweiz führen formelle Mängel allerdings nicht zwingend zur Verweigerung des Vorsteuerabzugs — die ESTV kann den Nachweis auch anderweitig akzeptieren.

Ja. Wenn eine Rechnung Leistungen enthält, die verschiedenen MwSt-Sätzen unterliegen (z.B. 8,1% für Beratung und 2,6% für ein Buch), müssen die Positionen getrennt nach Steuersatz ausgewiesen werden. Pro Satz muss der Nettobetrag, der Steuersatz und der Steuerbetrag separat erscheinen. Im Business-Plan von ERPLight wählst du den Satz pro Position; Summenblock und PDF schlüsseln Nettobetrag und MwSt je Satz automatisch auf.

Nein, ein häufiges Missverständnis. Auch wenn du die Saldosteuersatzmethode (z.B. mit einem Satz von 6,2%) anwendest, musst du auf deinen Rechnungen den gesetzlichen Steuersatz ausweisen — also 8,1%, 2,6% oder 3,8%. Der Saldosteuersatz wird ausschliesslich für die Abrechnung mit der ESTV verwendet. Dein Kunde sieht auf der Rechnung immer den vollen gesetzlichen Satz.

Gib deine MwSt-Nummer (CHE-XXX.XXX.XXX MWST) einmalig unter Einstellungen → Firma (Abschnitt «MWST und Bank»; am Handy «Geschäftsdaten») ein. Ab sofort fügt ERPLight die Nummer auf jede Rechnung ein. Wähle den passenden MwSt-Satz (8,1%, 2,6% oder 3,8%) — im Business-Plan auch pro Position; Berechnung und Ausweis erfolgen automatisch. Der QR-Zahlungsteil wird ebenfalls generiert. Du kannst kostenlos starten und deine erste MwSt-konforme Rechnung in unter 60 Sekunden erstellen. Liegst du noch unter der CHF 100'000-Grenze, hilft dir die Seite Rechnung ohne MwSt.

Art. 26 MWSTG (Bundesgesetz über die Mehrwertsteuer) legt die Pflichtangaben fest, die eine MwSt-konforme Rechnung in der Schweiz enthalten muss: Name und Adresse des Leistungserbringers mit UID-Nummer (CHE-XXX.XXX.XXX MWST), Name und Adresse des Leistungsempfängers, Datum oder Zeitraum der Leistung, Leistungsbeschreibung, Entgelt, anwendbarer Steuersatz sowie der Steuerbetrag. Die aktuellen ESTV-Steuersätze 2026 sind 8,1% (Normalsatz), 2,6% (reduzierter Satz) und 3,8% (Sondersatz Beherbergung). In ERPLight kommen MWST-Nummer, Adressen, Steuersatz und Steuerbetrag automatisch auf die Rechnung; die Leistung erfasst du in den Positionen, einen abweichenden Leistungszeitraum im Betreff oder in der Positionsbeschreibung.

Nach OR Art. 958f müssen alle Geschäftsbücher und Buchungsbelege — einschliesslich MwSt-konformer Rechnungen — in der Schweiz während 10 Jahren aufbewahrt werden; für MwSt-relevante Belege zu Liegenschaften gelten 20 Jahre (Art. 70 Abs. 3 MWSTG). Die Frist beginnt mit dem Ende des Geschäftsjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde. Elektronische Archivierung ist zulässig, wenn die Belege unverändert und jederzeit lesbar bleiben (Geschäftsbücherverordnung, GeBüV).

Reverse Charge bezeichnet die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers: Bei Dienstleistungen an Unternehmen in der EU schuldet nicht der Schweizer Rechnungssteller, sondern der Empfänger die Umsatzsteuer in seinem Land (Art. 196 der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie 2006/112/EG). Die Rechnung weist dann keine Schweizer MwSt aus, weil der Leistungsort im Ausland liegt (Empfängerortsprinzip, Art. 8 Abs. 1 MWSTG), nennt die USt-IdNr. des Empfängers und trägt einen Hinweis wie «Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers / Reverse charge». ERPLight druckt diesen Hinweis im Business-Plan zweisprachig (Deutsch/Englisch) auf die Rechnung, sobald du beim Kunden das Land und die USt-IdNr. hinterlegst. Ob Reverse Charge im Einzelfall greift, ist eine steuerliche Frage — der Hinweis ersetzt keine Beratung durch Treuhänder oder ESTV.