MwSt-konforme Rechnung
in der Schweiz — alle Pflichtangaben

Sechs Angaben sind Pflicht: (1) Name, Ort und MwSt-Nummer (CHE-XXX.XXX.XXX MWST) des Leistungserbringers, (2) Name und Ort des Empfängers, (3) Datum oder Leistungszeitraum, (4) Art, Gegenstand und Umfang der Leistung, (5) das Entgelt und (6) der anwendbare Steuersatz und Steuerbetrag. Das regelt Art. 26 Abs. 2 MWSTG. Eine fortlaufende Rechnungsnummer ist im Schweizer MwSt-Recht — anders als in der EU — keine explizite Pflicht, wird aber empfohlen.

Auf einer MwSt-konformen Rechnung in der Schweiz muss 2026 einer von drei Steuer­sätzen ausgewiesen werden: 8,1% (Normalsatz, gilt für die Mehrheit aller Waren und Dienstleistungen), 2,6% (reduzierter Satz, u.a. für Lebensmittel, Medikamente, Bücher und Hygieneprodukte) oder 3,8% (Sondersatz, ausschliesslich für Beherbergungs­leistungen wie Hotels und Ferienwohnungen). Diese Sätze sind seit dem 1. Januar 2024 infolge der AHV-21-Reform in Kraft.

Die MwSt-Nummer muss als Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) mit dem Zusatz «MWST» angegeben werden, also im Format CHE-XXX.XXX.XXX MWST. Die alleinige Angabe der UID-Nummer ohne «MWST»-Zusatz ist kein Steuerausweis. Die alte 6-stellige MwSt-Nummer (z.B. 123.456) ist seit dem 1. Januar 2014 nicht mehr gültig und darf nicht mehr verwendet werden.

Das MWSTG bietet zwei Möglichkeiten: Entweder weisen Sie den Nettobetrag, den Steuersatz und den Steuerbetrag in CHF separat aus — oder Sie vermerken, dass der Bruttopreis die Steuer einschliesst, und geben den Steuersatz an. Die erste Variante (offener Steuerausweis) ist die gängige Praxis und wird empfohlen, da sie Ihrem Kunden den Vorsteuerabzug erleichtert und Missverständnisse vermeidet.

Eine nicht konforme Rechnung birgt mehrere Risiken: Erstens kann Ihrem Kunden der Vorsteuerabzug verweigert werden, was die Geschäftsbeziehung belastet. Zweitens drohen bei einer ESTV-Kontrolle Beanstandungen und mögliche Bussen. Drittens gilt: Wer die MwSt zu hoch ausweist (Art. 27 MWSTG), schuldet den ausgewiesenen Betrag der ESTV. In der Schweiz führen formelle Mängel allerdings nicht zwingend zur Verweigerung des Vorsteuerabzugs — die ESTV kann den Nachweis auch anderweitig akzeptieren.

Ja. Wenn eine Rechnung Leistungen enthält, die verschiedenen MwSt-Sätzen unterliegen (z.B. 8,1% für Beratung und 2,6% für ein Buch), müssen die Positionen getrennt nach Steuersatz ausgewiesen werden. Pro Satz muss der Nettobetrag, der Steuersatz und der Steuerbetrag separat erscheinen. ERPLight übernimmt diese Aufschlüsselung automatisch.

Nein, ein häufiges Missverständnis. Auch wenn Sie die Saldosteuersatzmethode (z.B. mit einem Satz von 5,9%) anwenden, müssen Sie auf Ihren Rechnungen den gesetzlichen Steuersatz ausweisen — also 8,1%, 2,6% oder 3,8%. Der Saldosteuersatz wird ausschliesslich für die Abrechnung mit der ESTV verwendet. Ihr Kunde sieht auf der Rechnung immer den vollen gesetzlichen Satz.

Geben Sie Ihre MwSt-Nummer (CHE-XXX.XXX.XXX MWST) einmalig unter Einstellungen → Geschäftsdaten ein. Ab sofort fügt ERPLight die Nummer auf jede Rechnung ein. Wählen Sie bei jeder Position den korrekten MwSt-Satz (8,1%, 2,6% oder 3,8%) — die Berechnung und der Ausweis erfolgen automatisch. Der QR-Zahlungsteil wird ebenfalls generiert. Sie können kostenlos starten und Ihre erste MwSt-konforme Rechnung in unter 60 Sekunden erstellen. Alternativ hilft Ihnen auch die Seite Rechnung ohne MwSt, wenn Sie noch unter der CHF 100'000-Grenze liegen.

Gemäss der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) und OR Art. 958f müssen alle Geschäftsbücher und Buchungsbelege — einschliesslich MwSt-konformer Rechnungen — in der Schweiz während 10 Jahren aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ende des Geschäftsjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde. Elektronische Archivierung ist zulässig, sofern die Unveränderbarkeit der Belege gewährleistet ist.