Spesenabrechnung Vorlage Schweiz
gratis erstellen & als PDF laden
Trag deine Ausgaben mit Datum, Betrag und Kategorie ein und lade die fertige Spesenabrechnung —
sofort als PDF, direkt in deinem Browser. Inklusive Kilometerpauschale.
Eine Spesenabrechnung listet alle geschäftlich veranlassten Auslagen — mit Datum, Beschreibung, Kategorie und Betrag — übersichtlich auf, damit Arbeitgeber oder Treuhänder sie nachvollziehen und erstatten können. Mit dem kostenlosen Generator oben trägst du deine Spesen ein und lädst die fertige Abrechnung als PDF herunter — ohne Anmeldung. Für jede Position gehört ein Beleg dazu, der 10 Jahre aufzubewahren ist (Quelle: OR Art. 958f).
Spesenabrechnung erstellen — in 2 Minuten
Kopfdaten ausfüllen, Spesen-Positionen eintragen, als PDF herunterladen. Ohne Anmeldung, direkt im Browser.
🔒 Alles bleibt in deinem Browser. Tipp: Auto-Fahrten als Position „Kilometer" eintragen — Betrag = km × CHF 0.70.
Was gehört in eine Spesenabrechnung?
Damit Arbeitgeber oder Treuhänder die Spesen anerkennen und erstatten, gehören diese Angaben dazu.
Person & Zeitraum
Name der abrechnenden Person und der Abrechnungszeitraum (z.B. Monat).
Datum je Position
Das Datum, an dem die jeweilige Auslage angefallen ist.
Beschreibung
Wofür — z.B. Zugticket, Geschäftsessen, Material, Übernachtung.
Kategorie
Reise, Verpflegung, Übernachtung, Kilometer, Material oder Sonstiges.
Betrag & Beleg
Der Betrag in CHF — für jede Position gehört ein Beleg (Quittung) dazu.
Total & Unterschrift
Die Gesamtsumme sowie Unterschrift der Person und Genehmigung.
Belegpflicht: Grundsätzlich braucht jede Spesenposition einen Beleg. Bewahre diese 10 Jahre auf (Art. 958f OR). Mit ERPLight fotografierst du Belege direkt und speicherst sie zentral — siehe auch Quittung erstellen.
Kilometerpauschale & Pauschalen in der Schweiz
Wer für Geschäftsfahrten das private Auto nutzt, rechnet die Kilometer üblicherweise mit CHF 0.70 pro Kilometer ab (Berufskostenpauschale gemäss ESTV/SSK). Trage einfach eine Position „Kilometer" mit dem Betrag (km × 0.70) in den Generator ein.
Für Verpflegung und weitere Auslagen kann dein Arbeitgeber im Spesenreglement Pauschalen festlegen — etwa pro Geschäftsessen oder pro Tag. Sind keine Pauschalen vereinbart, rechnest du die effektiven Kosten mit Beleg ab.
Ist dein Unternehmen mehrwertsteuerpflichtig, lässt sich die Vorsteuer auf geschäftlichen Spesen zurückfordern — sofern die Belege die MwSt korrekt ausweisen. Genau dafür ist eine saubere, belegbasierte Erfassung wichtig.
In 3 Schritten zur fertigen Spesenabrechnung
Kopfdaten & Positionen
Name, Firma und Zeitraum eintragen, dann Spesen-Positionen mit Datum, Kategorie und Betrag erfassen. Das Total rechnet sich automatisch.
PDF herunterladen
Ein Klick erzeugt die fertige Spesenabrechnung als sauberes, druckbereites PDF.
Belege beilegen & einreichen
Belege beilegen, unterschreiben und bei Arbeitgeber oder Treuhänder einreichen. 10 Jahre aufbewahren.
Schluss mit Belege-Sammeln am Monatsende: Mit ERPLight erfasst du jede Ausgabe sofort, fotografierst den Beleg unterwegs und exportierst alles gesammelt für den Treuhänder — kostenlos.
Häufig gestellte Fragen
Alles Wichtige zur Spesenabrechnung in der Schweiz — verständlich erklärt.
Eine Spesenabrechnung listet alle geschäftlich veranlassten Auslagen mit Datum, Beschreibung, Kategorie und Betrag auf — dazu Name der Person, Zeitraum und die Gesamtsumme. Die zugehörigen Belege (Quittungen) werden beigelegt. Der Generator oben erstellt diese Aufstellung automatisch als PDF.
Für Geschäftsfahrten mit dem privaten Auto gelten in der Schweiz üblicherweise CHF 0.70 pro Kilometer (Berufskostenpauschale gemäss ESTV/SSK). Einzelne Firmen vereinbaren eigene Sätze im Spesenreglement. Trage die berechneten Beträge einfach als Position ein.
Grundsätzlich ja: Für jede Spesenposition ist ein Beleg (Quittung) erforderlich. Ausnahmen sind pauschale Kleinspesen, sofern im Spesenreglement geregelt. Bewahre alle Belege 10 Jahre auf (Art. 958f OR) — mit ERPLight fotografierst du sie unterwegs und speicherst sie zentral.
Wenn dein Unternehmen mehrwertsteuerpflichtig ist, kannst du die Vorsteuer auf geschäftlichen Spesen geltend machen — sofern die Belege die MwSt korrekt ausweisen. Sammle die Originalbelege und erfasse sie sauber, damit der Treuhänder die Vorsteuer abziehen kann.
Fülle die Spesenabrechnung aus, lege die zugehörigen Belege bei (gescannt oder fotografiert) und reiche sie bei deinem Arbeitgeber oder Treuhänder ein. Mit ERPLight erfasst du Ausgaben laufend, fotografierst Belege unterwegs und exportierst alles gesammelt für den Treuhänder.
Weitere kostenlose Vorlagen & Tools
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