Akontorechnung Schweiz
Vorlage, Bedeutung & MwSt-Regeln
Was ist eine Akontorechnung, wann braucht man sie und wie wird die MwSt korrekt berechnet? Alles auf einen Blick — mit Checkliste und Rechenbeispiel.
Eine Akontorechnung ist eine Vorauszahlungsrechnung für noch nicht vollständig erbrachte Leistungen. Sie sichert den Auftragnehmer finanziell ab und ist besonders bei grösseren Projekten im Bauwesen, Handwerk und in der IT üblich. Bist du MWST-pflichtig, gehört die MWST auch auf die Akontorechnung: Auf Anzahlungen schuldest du die Steuer mit dem Zahlungseingang (Art. 40 Abs. 1 Bst. c MWSTG), und nur ausgewiesene MWST kann dein Kunde als Vorsteuer abziehen (Art. 28 MWSTG) (Quelle: fedlex.admin.ch, MWSTG).
Die 7 wichtigsten Angaben einer Akontorechnung
Diese Angaben machen deine Akontorechnung klar zuordenbar — bist du MWST-pflichtig, verlangt Art. 26 MWSTG zusätzlich MWST-Nummer, Satz und Steuerbetrag.
Vermerk «Akontorechnung»
Klar als Akontorechnung, Abschlagsrechnung oder Vorauszahlungsrechnung kennzeichnen — nicht als reguläre Rechnung.
Absender & Empfänger
Vollständige Firmenangaben (Name, Adresse, UID-Nummer falls MwSt-pflichtig) von Auftragnehmer und Auftraggeber.
Rechnungsnummer & Datum
Eindeutige, am besten fortlaufende Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum.
Bezug zum Gesamtauftrag
Auftragsnummer, Projektbezeichnung oder Verweis auf den Werkvertrag — der Bezug muss klar erkennbar sein.
Akontobetrag und MwSt
Bist du MWST-pflichtig: Nettobetrag, MwSt-Satz (8.1 %, 2.6 % oder 3.8 %) und Bruttobetrag separat ausweisen (Quelle: ESTV).
Zahlungsfrist
Üblich sind 10–30 Tage; massgebend ist, was ihr vereinbart habt.
Zahlungsinformationen
IBAN oder QR-Zahlungsteil (der QR-Zahlungsteil ist seit Oktober 2022 der einzige gültige Zahlschein in der Schweiz) (Quelle: SIX Group).
Akontorechnung vs. Teilrechnung vs. Schlussrechnung
Die Begriffe werden oft verwechselt — hier die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick.
| Kriterium | Akontorechnung | Teilrechnung | Schlussrechnung |
|---|---|---|---|
| Zeitpunkt | Vor Leistungserbringung | Nach Teilleistung | Nach Gesamtleistung |
| Zweck | Vorauszahlung / Liquidität | Abrechnung erbrachter Teile | Endabrechnung |
| Leistung erbracht? | Nein (noch ausstehend) | Ja (teilweise) | Ja (vollständig) |
| MwSt | Ja, auf Akontobetrag | Ja, auf Teilbetrag | Ja, abzüglich Akonto-MwSt |
| Typisch für | Bauprojekte, IT, Beratung | Langzeitprojekte | Alle Projekte |
| Rechtsgrundlage | Vertragsvereinbarung (sonst OR Art. 372: Zahlung bei Ablieferung) | Vertragsvereinbarung | Vertragsvereinbarung |
Akontorechnung erstellen in 5 Schritten
So erstellst du eine korrekte Akontorechnung — mit oder ohne Software.
Akonto-Vereinbarung treffen
Lege im Werkvertrag oder Auftragsschreiben fest, wie viel als Akonto fällig wird, und definiere Meilensteine für weitere Akontozahlungen.
Akontorechnung kennzeichnen
Schreibe klar «Akontorechnung» oder «Abschlagsrechnung» auf das Dokument — in ERPLight zum Beispiel als Betreff. Verweise auf den Gesamtauftrag (Auftragsnummer, Datum).
MwSt korrekt berechnen
Bist du MWST-pflichtig, berechnest du die MwSt auf den Akontobetrag: Netto + 8.1 % MwSt = Brutto; Satz und Betrag weist du separat aus. Falls nicht MwSt-pflichtig: ohne MwSt mit Hinweis «nicht MWST-pflichtig (Art. 10 Abs. 2 MWSTG)».
QR-Zahlungsteil hinzufügen
Füge den QR-Zahlteil mit deiner IBAN hinzu — seit Oktober 2022 der einzige gültige Zahlschein in der Schweiz. ERPLight erzeugt ihn automatisch.
Schlussrechnung erstellen
Nach Projektabschluss: Gesamtbetrag abrechnen, alle bezahlten Akontorechnungen abziehen. Die MwSt-Differenz wird in der Schlussrechnung verrechnet.
6 häufige Fehler bei Akontorechnungen
Diese Fehler führen zu Zahlungsverzögerungen, Streitigkeiten oder Problemen mit der ESTV.
Nicht als Akonto gekennzeichnet
Ohne den Vermerk «Akontorechnung» könnte das Dokument als Schlussrechnung interpretiert werden — mit rechtlichen Folgen.
MwSt vergessen oder falsch
Bist du MWST-pflichtig, weise die MWST auf jeder Akontorechnung aus — geschuldet ist sie auf der Anzahlung ohnehin ab Zahlungseingang (Art. 40 Abs. 1 Bst. c MWSTG).
Kein Bezug zum Gesamtauftrag
Ohne Auftragsnummer oder Projektbeschreibung ist die Zuordnung für den Kunden (und die Buchhaltung) schwierig.
Akonto-Höhe nicht vereinbart
Ohne vertragliche Vereinbarung kann der Auftraggeber die Vorauszahlung verweigern. Immer schriftlich festhalten.
Schlussrechnung ohne Abzug
Vergessen, die Akontorechnungen in der Schlussrechnung abzuziehen, führt zu Doppelberechnungen und Vertrauensverlust.
Kein QR-Zahlungsteil
Seit Oktober 2022 ist der QR-Zahlungsteil der einzige gültige Zahlschein. Alte Einzahlungsscheine werden nicht mehr akzeptiert (Quelle: SIX Group).
Akontorechnung Beispiel: Bauprojekt
So sieht eine typische Akonto-Staffelung bei einem Bauprojekt aus (Gesamtauftrag CHF 50’000).
1. Akontorechnung: 30 %
CHF 15’000 netto + CHF 1’215 MwSt (8.1 %) = CHF 16’215 brutto
Fällig bei Auftragserteilung.
2. Akontorechnung: 30 %
CHF 15’000 netto + CHF 1’215 MwSt (8.1 %) = CHF 16’215 brutto
Fällig bei Rohbau.
Schlussrechnung: 40 %
CHF 50’000 Gesamt − CHF 30’000 Akonto = CHF 20’000 netto + CHF 1’620 MwSt = CHF 21’620 brutto.
Häufig gestellte Fragen
Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um Akontorechnungen in der Schweiz.
Eine Akontorechnung ist eine Vorauszahlungsrechnung für eine noch nicht vollständig erbrachte Leistung. Sie fordert eine Teilzahlung (Akonto) an, bevor das Gesamtprojekt abgeschlossen ist. Typisch im Bauwesen, bei Handwerkern und in der IT-Branche.
Mit MWST, wenn du MWST-pflichtig bist: Die MWST wird auf den Akontobetrag berechnet und ausgewiesen; geschuldet ist sie mit dem Zahlungseingang (Art. 40 Abs. 1 Bst. c MWSTG). In der Schlussrechnung wird die bereits fakturierte MWST verrechnet. Bist du nicht MWST-pflichtig, weist du keine MWST aus (Art. 27 MWSTG).
Eine Akontorechnung fordert eine Vorauszahlung an, bevor die Leistung erbracht ist. Eine Teilrechnung rechnet dagegen bereits erbrachte Teilleistungen ab. In der Praxis werden die Begriffe oft synonym verwendet, die rechtliche Wirkung unterscheidet sich jedoch bei der Schlussabrechnung.
Eine Akontorechnung wird typischerweise bei grösseren Projekten gestellt: Bauprojekte, Renovationen, IT-Projekte, Beratungsmandate. In der Regel bei Projektstart oder nach Erreichen definierter Meilensteine. Von Gesetzes wegen ist die Vergütung im Werkvertrag erst bei Ablieferung fällig (OR Art. 372) — Akontozahlungen müssen deshalb vertraglich vereinbart werden.
Wichtig sind: Vermerk «Akontorechnung», Absender und Empfänger, Rechnungsnummer und -datum, Bezug zum Gesamtauftrag, Akontobetrag, Zahlungsfrist und Zahlungsinformationen (IBAN/QR-Zahlteil). Bist du MWST-pflichtig, kommen MWST-Nummer, Satz und Steuerbetrag dazu (Art. 26 MWSTG).
Eine feste Regel gibt es nicht — die Höhe legt ihr im Vertrag fest. Oft wird gestaffelt, zum Beispiel 30 % bei Auftragserteilung, 30 % bei Rohbau und der Rest mit der Schlussrechnung. Ohne Vereinbarung ist die Vergütung beim Werkvertrag erst bei Ablieferung fällig (Art. 372 OR).
Die Schlussrechnung listet den Gesamtbetrag auf und zieht alle bereits bezahlten Akontorechnungen ab. Die MwSt wird auf den Gesamtbetrag berechnet und die bereits fakturierte MwSt verrechnet. So entsteht der noch offene Restbetrag.
Ja. In ERPLight erstellst du die Akontorechnung als normale Rechnung — mit Betreff wie «Akontorechnung 1 – Umbau Küche», QR-Zahlteil und automatischer MwSt-Berechnung. Jetzt kostenlos testen.
Alle Schreibweisen meinen dasselbe: Akontorechnung, A-conto-Rechnung, Akonto-Rechnung, Aconto oder Anzahlungsrechnung bezeichnen eine Rechnung über eine Teil- oder Vorauszahlung, bevor die Leistung vollständig erbracht ist. «A conto» kommt aus dem Italienischen und bedeutet «auf Rechnung». In der Schweiz ist die Schreibweise Akontorechnung am gebräuchlichsten. Mit ERPLight erstellst du eine Akontorechnung mit korrektem QR-Zahlteil in wenigen Minuten.
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