Auftragsbestätigung Schweiz
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Was ist eine Auftragsbestätigung?
Die Auftragsbestätigung (oft als AB abgekürzt) ist ein schriftliches Dokument, mit dem ein Unternehmen oder Selbständiger dem Kunden die Annahme eines Auftrags bestätigt. Sie dokumentiert verbindlich, welche Leistungen zu welchen Konditionen erbracht werden.
Rechtliche Grundlage in der Schweiz
Im Schweizer Recht basiert die Auftragsbestätigung auf dem Obligationenrecht (OR). Gemäss OR Art. 1ff kommt ein Vertrag durch übereinstimmende gegenseitige Willensäusserung zustande. Die Auftragsbestätigung dokumentiert diese Einigung und schafft Rechtssicherheit für beide Parteien.
Abgrenzung zu anderen Dokumenten
- Offerte (Angebot): Angebot des Anbieters an den Kunden (für den Anbieter grundsätzlich bindend, OR Art. 3) — noch kein Vertrag
- Auftragsbestätigung: Bestätigung nach Annahme der Offerte — dokumentiert den zustande gekommenen Vertrag
- Rechnung: Zahlungsaufforderung nach erbrachter Leistung — verweist auf den Auftrag
Die Auftragsbestätigung schliesst die Lücke zwischen Offerte und Rechnung und sorgt dafür, dass beide Parteien über den vereinbarten Leistungsumfang einig sind.
Von der Offerte zur Rechnung
Der typische Geschäftsprozess in 4 Schritten
Offerte erstellen
Du unterbreitest dem Kunden ein Angebot mit Leistungen und Preisen. Daran bist du grundsätzlich gebunden, ein Vertrag besteht aber noch nicht.
Kunde bestätigt
Der Kunde nimmt dein Angebot an — mündlich, per E-Mail oder schriftlich. Damit entsteht ein Vertrag.
Auftragsbestätigung
Du bestätigst den Auftrag schriftlich mit allen Details: Positionen, Preise, Liefertermin, Zahlungsbedingungen.
Rechnung stellen
Nach Erbringung der Leistung erstellst du die Rechnung — idealerweise mit Verweis auf die Auftragsbestätigung. Bei Dauerleistungen wie Abos oder Wartung lässt sich die monatliche Rechnung automatisch erstellen.
Auftragsbestätigung erstellen
Fülle das Formular aus — deine Auftragsbestätigung wird als PDF erstellt
Vorschau
AuftragsbestätigungWas muss in einer Auftragsbestätigung stehen?
Alle wichtigen Angaben auf einen Blick
Absender-Angaben
Vollständiger Name oder Firma, Adresse, optional Telefon und E-Mail
Empfänger-Angaben
Name oder Firma des Kunden mit vollständiger Adresse
Auftrags-Nummer & Datum
Eindeutige Referenznummer zur Zuordnung (z.B. AB-2026-001) und Ausstellungsdatum
Leistungsbeschreibung mit Positionen
Detaillierte Auflistung aller Leistungen mit Menge, Einheit und Einzelpreis
Gesamtbetrag
Totalbetrag in CHF (auf den Rappen genau) — bei MWST-Pflicht mit Nettobetrag, MwSt-Satz und -Betrag
Liefertermin
Voraussichtliches Datum der Leistungserbringung oder Lieferung
Zahlungsbedingungen
Zahlungsfrist (z.B. 30 Tage netto), Zahlungsart, allfällige Skonto-Regelung
Textbausteine für Auftragsbestätigungen
Professionelle Mustertexte zum Kopieren und Anpassen — in ERPLight setzt du den Einleitungstext direkt als «Einleitung» über die Positionen.
Einleitungstext
Sehr geehrte Damen und Herren Vielen Dank für Ihren Auftrag. Wir bestätigen Ihnen hiermit die Ausführung folgender Leistungen zu den nachstehend aufgeführten Konditionen:
Schlusstext
Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit und stehen Ihnen für Fragen jederzeit gerne zur Verfügung. Bitte prüfen Sie die obenstehenden Angaben und melden Sie allfällige Abweichungen innert 5 Arbeitstagen. Freundliche Grüsse
Zahlungsbedingungen
Zahlungsbedingungen: 30 Tage netto ab Rechnungsdatum. Bei Zahlung innert 10 Tagen gewähren wir 2% Skonto. Nach Ablauf der Zahlungsfrist behalten wir uns vor, Verzugszinsen gemäss OR Art. 104 (5% p.a.) zu berechnen.
Manuelle AB vs. ERPLight
Warum ein professionelles Tool den Unterschied macht
Häufige Fragen zur Auftragsbestätigung
Antworten auf die 10 wichtigsten Fragen
Eine Auftragsbestätigung ist ein Geschäftsdokument, das den Eingang und die Annahme eines Auftrags schriftlich bestätigt. Sie enthält alle vereinbarten Leistungen, Preise, Liefertermine und Zahlungsbedingungen. In der Schweiz ist sie gemäss OR Art. 1ff ein wichtiger Bestandteil der Vertragsbildung.
Ja, eine Auftragsbestätigung kann rechtlich bindend sein. Gemäss Schweizer Obligationenrecht (OR Art. 1ff) kommt ein Vertrag durch übereinstimmende Willensäusserung zustande. Die Auftragsbestätigung dokumentiert diese Einigung. Bestätigt sie nur, was bereits vereinbart wurde, bindet sie beide Seiten.
Das Gesetz schreibt für die Auftragsbestätigung keinen Inhalt vor. Sinnvoll sind: Absender (Name, Adresse), Empfänger (Name, Adresse), Auftrags-Nummer, Datum, eine genaue Leistungsbeschreibung mit Positionen und Preisen, Liefertermin, Zahlungsbedingungen und Gesamtbetrag (bei MWST-Pflicht mit MWST). Optional: Referenz- oder Bestellnummer des Kunden und Bemerkungen.
Eine Offerte ist ein Angebot, das der Anbieter dem Kunden unterbreitet — an sie ist der Anbieter grundsätzlich gebunden (OR Art. 3), ein Vertrag entsteht aber erst mit der Annahme. Die Auftragsbestätigung folgt nach der Annahme der Offerte und bestätigt den konkreten Auftrag mit allen vereinbarten Konditionen. Sie ist der verbindliche nächste Schritt im Geschäftsprozess.
Nein, in der Schweiz besteht grundsätzlich keine Pflicht zur Unterschrift auf einer Auftragsbestätigung. Gemäss OR Art. 11 gilt Formfreiheit für die meisten Verträge. Die Auftragsbestätigung ist auch ohne Unterschrift gültig und kann per E-Mail oder Post versendet werden.
Wenn du MwSt-pflichtig bist (ab CHF 100'000 Jahresumsatz), solltest du die MwSt auf der Auftragsbestätigung ausweisen. Der Normalsatz beträgt 8.1%, der reduzierte Satz 2.6% und der Sondersatz 3.8%. Unter CHF 100'000 Umsatz bist du von der MwSt befreit — dann weist du keine MwSt aus.
Eine abweichende Auftragsbestätigung enthält Änderungen gegenüber der ursprünglichen Bestellung oder Offerte — z.B. andere Preise, Liefertermine oder Leistungsumfang. Schweigen gilt nur ausnahmsweise als Zustimmung (OR Art. 6, kaufmännisches Bestätigungsschreiben); bei wesentlichen Abweichungen braucht es die Zustimmung des Empfängers. Widersprich Abweichungen trotzdem umgehend.
Ja, der Generator ist 100% kostenlos und ohne Anmeldung nutzbar. Deine Adressen, Positionen und Beträge verlassen deinen Browser nicht. Du kannst unbegrenzt viele Auftragsbestätigungen als PDF erstellen und herunterladen.
Nein. Der Generator arbeitet vollständig client-seitig in deinem Browser. Deine eingegebenen Daten (Absender, Empfänger, Positionen) werden nicht an einen Server gesendet und nicht gespeichert. Das PDF wird direkt in deinem Browser erstellt. Google Analytics erfährt nur, dass ein PDF erstellt wurde (mit dem gewählten MwSt-Satz und der Anzahl Positionen) — ohne Cookies, solange du nicht zustimmst.
Nutze den Generator oben und wähle als Einheit "Std" (Stunden) oder "Pausch." (Pauschal). Beschreibe die Dienstleistung präzise in der Positionsbeschreibung, z.B. "SEO-Grundoptimierung Website" oder "Beratung Buchhaltung". Gib Stundensatz oder Pauschalbetrag ein.
Aufträge professionell verwalten
Mit ERPLight erstellst du Auftragsbestätigungen, wandelst sie in Rechnungen mit QR-Zahlungsteil um und behältst den Überblick.