Material, Arbeitszeit, Anfahrtskosten und Regiearbeiten korrekt abrechnen.
Alles, was du als Handwerker in der Schweiz für eine professionelle Rechnung brauchst.
Als Handwerker in der Schweiz müssen Rechnungen neben den allgemeinen Pflichtangaben (OR/MWSTG) auch Material, Arbeitszeit und Anfahrtskosten separat ausweisen. Seit Oktober 2022 ist zudem ein QR-Zahlungsteil Pflicht (Quelle: SIX Group). Mit ERPLight erstellen Handwerker professionelle Rechnungen mit automatischem QR-Code — direkt auf der Baustelle vom Smartphone.
Im Handwerk gibt es typische Positionen, die auf keiner Rechnung fehlen dürfen
Kunden erwarten Transparenz. Führe Materialkosten und Arbeitszeit als separate Positionen auf. Jedes Bauteil mit Stückzahl und Einzelpreis, jede Arbeitsstunde mit Stundenansatz — so ist die Rechnung nachvollziehbar und du vermeidest Rückfragen. Typische Materialien wie Rohre, Fittings, Armaturen oder Kabel werden einzeln aufgeführt, während Arbeitszeit nach Stunden oder Tagespauschalen erfasst wird.
Dein Stundenansatz muss Lohn, Sozialabgaben, Werkzeugverschleiss, Versicherung und Gewinn decken. In der Schweiz liegen Handwerker-Stundensätze je nach Branche zwischen CHF 75 und CHF 140. Ein Elektroinstallateur verrechnet typischerweise CHF 110–130, ein Schreiner CHF 90–120, ein Maler CHF 80–100. Stelle sicher, dass dein Stundensatz betriebswirtschaftlich kalkuliert ist und alle Gemeinkosten abdeckt.
Anfahrtskosten sind im Handwerk üblich und dürfen separat verrechnet werden. Du kannst eine Pauschale (z.B. CHF 45–65 pro Einsatz) oder einen Kilometeransatz (z.B. CHF 0.70/km) berechnen. Wichtig: Kommuniziere die Anfahrtskosten vorab im Angebot oder am Telefon. So gibt es später keine Diskussionen. Einige Betriebe rechnen die Anfahrt in den Stundenansatz ein — dann muss das aber auch klar deklariert sein.
Bei Regiearbeiten (Abrechnung nach Aufwand) ist der Arbeitsrapport dein wichtigstes Dokument. Halte täglich fest: Datum, geleistete Stunden, ausgeführte Tätigkeiten und verbrauchtes Material. Lass den Rapport idealerweise vom Kunden unterschreiben. So hast du bei Unstimmigkeiten einen Nachweis und die Rechnung ist wasserdicht. Ohne Rapport kann der Kunde den Umfang der Arbeiten bestreiten.
Gesetzliche Mindestangaben gemäss OR und MWSTG — plus Besonderheiten beim Werkvertrag (OR Art. 363 ff.)
Dein vollständiger Firmenname (z.B. «Müller Sanitär GmbH»), Adresse und ggf. Handelsregisternummer. Bei Einzelfirmen: Vor- und Nachname.
Vollständiger Name und Adresse des Auftraggebers. Bei Privatpersonen genügt der Name; bei Geschäftskunden zusätzlich der Firmenname.
Art und Umfang jeder einzelnen Arbeit: welches Material verbaut wurde, wie viele Stunden gearbeitet wurden, welche Tätigkeiten ausgeführt wurden. Je genauer, desto weniger Rückfragen.
Datum der Rechnungsstellung sowie den Zeitraum, in dem die Arbeiten ausgeführt wurden (z.B. «Arbeiten vom 15.–18. Januar 2026»).
Jede Position mit Menge × Einzelpreis. Falls MwSt-pflichtig (ab CHF 100'000 Umsatz): MwSt-Nummer, MwSt-Satz (8,1%) und MwSt-Betrag separat ausweisen.
Referenziere das zugrunde liegende Angebot oder den Werkvertrag (z.B. «Gemäss Offerte Nr. 2026-042 vom 10.01.2026»). So ist klar, welche Vereinbarung gilt — besonders wichtig bei Festpreisangeboten gemäss OR Art. 363 ff. (Werkvertrag).
Zahlungsfrist (z.B. 30 Tage netto), optional Skonto-Konditionen, und deine Bankverbindung (IBAN). Mit einem Swiss QR-Code wird die Zahlung zusätzlich vereinfacht.
So stellst du sicher, dass deine Rechnungen professionell sind und pünktlich beglichen werden
Stelle die Rechnung am selben Tag oder spätestens innerhalb einer Woche nach Abschluss der Arbeiten. Je länger du wartest, desto schwieriger wird es, alle Details korrekt aufzuführen — und desto später erhältst du dein Geld. Viele Kunden empfinden eine schnelle Rechnung auch als Zeichen von Professionalität und gut organisiertem Betrieb.
Führe für jeden Einsatz einen Arbeitsrapport mit Datum, Uhrzeit, Tätigkeiten und Material. Lass den Kunden vor Ort unterschreiben. Dieser Rapport ist deine Absicherung bei Regiearbeiten und unverzichtbar, falls ein Kunde den Umfang der Leistung bestreitet. Der Rapport dient ausserdem als Grundlage für die Rechnungsstellung und spart dir Zeit bei der Erstellung.
Schreibe «Wasserhahn Grohe Eurosmart montiert» statt nur «Material». Dein Kunde ist meist kein Fachmann und muss die Rechnung verstehen können. Klare Beschreibungen reduzieren Rückfragen und erhöhen das Vertrauen. Vermeide interne Artikelnummern ohne Erklärung. Wenn du Fachbegriffe verwenden musst, ergänze eine kurze Erklärung in Klammern.
Ab einem Auftragswert von ca. CHF 5'000 lohnen sich Abschlagszahlungen (Teilrechnungen). So bekommst du nicht erst am Ende des Projekts dein Geld, sondern in Etappen — zum Beispiel 40% bei Auftragserteilung, 40% nach Rohinstallation und 20% nach Fertigstellung. Das verbessert deinen Cashflow erheblich und reduziert das Risiko bei Zahlungsausfällen.
Mit einem Swiss QR-Zahlteil auf der Rechnung kann dein Kunde den Betrag in Sekunden per Banking-App bezahlen — kein Abtippen von IBAN und Betrag nötig. Das beschleunigt die Zahlung messbar: Studien zeigen, dass QR-Rechnungen im Durchschnitt 5–7 Tage schneller bezahlt werden als klassische Rechnungen ohne QR-Code.
Viele Handwerker starten mit Excel — aber stossen schnell an Grenzen
Excel kann keinen Swiss QR-Code generieren. Ohne QR-Zahlteil muss dein Kunde IBAN und Betrag manuell eintippen — das verzögert die Zahlung und führt häufig zu Tippfehlern. Mit einem Rechnungstool wie ERPLight wird der QR-Code automatisch erzeugt und ist ISO-20022-konform.
Eine falsche Formel in Excel und die MwSt stimmt nicht, das Total ist falsch oder Positionen werden doppelt gezählt. Im Handwerk mit vielen Einzelpositionen passiert das schnell. Fehlerhafte Rechnungen wirken unprofessionell und können zu Zahlungsverzögerungen oder Reklamationen führen.
In Excel musst du Kundendaten jedes Mal neu eintippen oder aus einer separaten Liste kopieren. Bei Stammkunden, die regelmässig Aufträge geben, ist das reine Zeitverschwendung. Ein Rechnungsprogramm speichert deine Kunden und füllt Adresse und Kontaktdaten automatisch ein.
Welche Rechnungen sind offen, welche bezahlt? In Excel verlierst du schnell den Überblick — besonders wenn du mehrere Baustellen gleichzeitig betreust. Ein Rechnungstool zeigt dir auf einen Blick den Status jeder Rechnung und erinnert dich automatisch an überfällige Zahlungen.
ERPLight ist speziell für Schweizer KMU und Handwerksbetriebe gemacht
Erfasse Material und Arbeitszeit als einzelne Positionen mit Stückzahl und Preis. ERPLight berechnet Zwischentotal, MwSt und Gesamtbetrag automatisch — fehlerfrei und professionell.
Jede Rechnung enthält den Swiss QR-Zahlteil — ISO 20022 konform. Dein Kunde scannt den Code mit der Banking-App und bezahlt in Sekunden. Kein manuelles Eintippen von IBAN oder Betrag.
Erstelle zuerst eine Offerte, dann einen Auftrag und schliesslich die Rechnung — alles mit einem Klick verknüpft. Keine doppelte Dateneingabe, keine vergessenen Positionen.
Speichere deine Kunden einmalig ab — bei der nächsten Rechnung sind Adresse und Kontaktdaten schon eingetragen. Ideal für Stammkunden und wiederkehrende Aufträge im Handwerk.
8,1% Normalsatz oder ohne MwSt — ERPLight erkennt deine Einstellung und berechnet die Steuer automatisch. Du musst nie wieder manuell rechnen oder MwSt-Zeilen in Excel pflegen.
Der Free-Plan ist dauerhaft kostenlos — mit unbegrenzten Dokumenten. Für eigenes Logo und Cloud-Sync gibt es den Pro-Plan ab CHF 19.90/Monat. Kein Vertrag, jederzeit kündbar.
Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um Rechnungen im Handwerk
Auf einer Handwerker-Rechnung müssen folgende Angaben stehen: Name und Adresse des Handwerksbetriebs, Name und Adresse des Kunden, eine detaillierte Beschreibung der ausgeführten Arbeiten und verwendeten Materialien, das Rechnungsdatum und der Leistungszeitraum, Einzelpreise und Gesamtbetrag in CHF, sowie die MwSt-Nummer falls MwSt-pflichtig. Bei einem Werkvertrag empfiehlt sich zusätzlich der Verweis auf das zugrunde liegende Angebot.
Am besten führst du auf der Rechnung separate Positionen: Materialkosten als einzelne Zeilen mit Menge und Einzelpreis (z.B. «3 Stk. Wasserhahn Grohe à CHF 185.00») und Arbeitszeit als Stunden mal Stundenansatz (z.B. «4.5 Std. Sanitärinstallation à CHF 95/Std.»). So sieht der Kunde transparent, was Material und was Arbeit kostet. ERPLight unterstützt genau diese Struktur: Menge × Einzelpreis pro Position.
Ja, Anfahrtskosten sind in der Schweiz üblich und dürfen separat verrechnet werden. Du kannst sie pauschal (z.B. CHF 45 pro Anfahrt) oder nach Distanz (z.B. CHF 0.70/km) berechnen. Wichtig: Die Anfahrtskosten sollten im Voraus kommuniziert oder im Angebot erwähnt sein, um spätere Diskussionen zu vermeiden. In ERPLight erfässt du die Anfahrt einfach als eigene Position.
Regiearbeiten werden nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet — im Gegensatz zu einem Festpreisangebot. Der Handwerker erfasst die geleisteten Stunden und das verbrauchte Material und stellt dies in Rechnung. Für Regiearbeiten ist ein sauber geführter Arbeitsrapport besonders wichtig, damit der Kunde den Aufwand nachvollziehen kann. Idealerweise lässt du den Rapport vor Ort vom Kunden unterschreiben.
Nur ab CHF 100'000 Jahresumsatz. Darunter bist du gemäss Art. 10 Abs. 2 MWSTG von der MwSt befreit und vermerkt «ohne MWST». Darüber bist du MwSt-pflichtig und musst 8,1% separat ausweisen. Die meisten etablierten Handwerksbetriebe überschreiten diese Grenze. Mehr dazu in unserem Ratgeber zur Rechnung ohne MwSt.
In der Schweiz ist eine Zahlungsfrist von 30 Tagen netto üblich. Viele Handwerksbetriebe bieten 2% Skonto bei Zahlung innert 10 Tagen an, was die pünktliche Zahlung fördert. Gesetzlich gilt ohne besondere Vereinbarung eine Frist von 30 Tagen (OR Art. 75). Bei grösseren Aufträgen sind auch Teilrechnungen oder Abschlagszahlungen verbreitet — z.B. 40% bei Auftrag, 40% nach Rohbau, 20% nach Abnahme.
In drei Schritten: (1) Geschäftsdaten und Bankverbindung (QR-IBAN) einmalig hinterlegen, (2) Positionen erfassen (Material, Stunden, Anfahrt) mit Menge und Einzelpreis, (3) PDF mit Swiss QR-Zahlteil generieren. Mit ERPLight geht das kostenlos in unter 60 Sekunden. Alternativ kannst du unseren kostenlosen QR-Rechnung Generator nutzen.
Beim Werkvertrag (OR Art. 363 ff.) schuldet der Handwerker ein bestimmtes Ergebnis (das «Werk»), z.B. eine fertig installierte Küche oder ein repariertes Dach. Beim einfachen Auftrag (OR Art. 394 ff.) schuldet er sorgfältiges Arbeiten, aber kein bestimmtes Ergebnis. Für die meisten Handwerkerleistungen gilt der Werkvertrag. Das bedeutet: Der Kunde schuldet die Vergütung erst nach mängelfreier Abnahme des Werks. Deshalb ist eine saubere Abnahme und Dokumentation so wichtig.
Material, Arbeitszeit, Anfahrt — alles sauber aufgeführt mit Swiss QR-Code. Kostenlos starten, kein Abo nötig.