Kostenvoranschlag erstellen leicht gemacht: Pflichtangaben nach OR,
Unterschied zur Offerte und praktische Vorlage. Kostenlos mit ERPLight.
Ein Kostenvoranschlag (KVA) ist eine schriftliche Schätzung der voraussichtlichen Kosten für eine Dienstleistung oder ein Projekt. Anders als eine Offerte ist er gemäss OR Art. 375 nicht preislich bindend — Abweichungen von bis zu 10% gelten als branchenüblich (Quelle: Schweizer Obligationenrecht Art. 375).
Diese Angaben sollte jeder Kostenvoranschlag in der Schweiz enthalten
Name, Adresse, Telefon und E-Mail des Anbieters. Bei MwSt-Pflicht auch die UID-Nummer.
Name und Adresse des Kunden bzw. Auftraggebers.
Art, Umfang und Menge der geplanten Arbeiten — so konkret wie möglich. Vermeiden Sie vage Formulierungen wie «Malerarbeiten».
Einzelpreise, Materialkosten und Arbeitszeit separat aufführen. Transparenz schafft Vertrauen.
Nettobetrag, MwSt-Satz und Bruttobetrag. Oder Vermerk «ohne MWST» bei Jahresumsatz unter CHF 100’000.
Bis wann der Kostenvoranschlag gilt (z.B. «gültig bis 31.03.2026»). Ohne Angabe bleibt er unbegrenzt gültig.
Klarer Vermerk ob «verbindlich» oder «unverbindlich». Optional: Toleranzklausel (z.B. ±10%).
Ausstellungsdatum und eine eindeutige KVA-Nummer für die spätere Zuordnung.
Die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick
So schreiben Sie einen professionellen Kostenvoranschlag mit ERPLight
Name, Adresse und Kontaktdaten des Auftraggebers eintragen. In ERPLight wählen Sie den Kunden aus der Datenbank.
Alle geplanten Arbeiten detailliert mit Mengen und Einheiten auflisten. Je konkreter, desto weniger Streitpotential.
Material, Arbeitszeit und Nebenkosten kalkulieren. ERPLight berechnet Summen und MwSt automatisch.
Entscheiden: verbindlich oder unverbindlich? Gültigkeitsdauer und Toleranzklausel im Betreff oder Fussnote vermerken.
Kostenvoranschlag als professionelles PDF exportieren. Nach Auftragserteilung: mit einem Klick in eine Rechnung umwandeln.
Diese Fehler kosten Geld und Vertrauen — so vermeiden Sie sie
«Malerarbeiten Wohnung» statt «3-Zimmer-Wohnung, 75m² Wände streichen, 2 Anstriche RAL 9010». Konkret = weniger Streit.
Ohne Frist bleibt der KVA unbegrenzt gültig. Materialpreise können steigen — Sie bleiben an der alten Kalkulation hängen.
Ohne Vermerk kann der Kunde den KVA als verbindliches Angebot auffassen. Immer «unverbindlich» oder «verbindlich» angeben.
Unklar ob Preise inkl. oder exkl. MwSt — das führt zu Streit bei der Schlussrechnung. Immer Netto + MwSt + Brutto auflisten.
Ohne KVA-Nummer wird die Zuordnung bei mehreren Projekten schwierig. ERPLight vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer.
Materialkosten und Arbeitskosten sollten getrennt aufgeführt werden. Das schafft Transparenz und stärkt das Kundenvertrauen.
Weitere Anleitungen rund um Offerten, Aufträge und Rechnungen in der Schweiz
Offerte Generator mit PDF-Download. Pflichtangaben, Gültigkeit und Unterschied zum Kostenvoranschlag.
Branchenspezifischer Ratgeber für Handwerker-Rechnungen mit Material- und Arbeitskosten.
Rechnung Schritt für Schritt erstellen — mit QR-Zahlungsteil und allen Pflichtangaben.
Auftragsbestätigung Generator — vom Kostenvoranschlag über den Auftrag zur Rechnung.
Alles rund um den Kostenvoranschlag in der Schweiz
Ein Kostenvoranschlag (KVA) ist eine schriftliche Schätzung der voraussichtlichen Kosten für eine Dienstleistung, Reparatur oder ein Bauprojekt. Er gibt dem Kunden eine Orientierung über den finanziellen Aufwand, ist aber — anders als eine Offerte — grundsätzlich nicht preislich bindend. In der Schweiz ist der Kostenvoranschlag im Obligationenrecht (OR Art. 375) geregelt.
Grundsätzlich nein. Ein Kostenvoranschlag ist eine Schätzung und kein verbindliches Preisversprechen. Allerdings darf die Abweichung nicht unverhältnismässig sein — mehr als 10% Überschreitung gilt als unzulässig, und der Kunde kann gemäss OR Art. 375 den Vertrag auflösen. Wird der KVA ausdrücklich als «verbindlich» bezeichnet, wird er rechtlich wie eine Offerte behandelt.
Die Offerte (OR Art. 3) ist ein verbindliches Angebot zu einem festen Preis — der Anbieter muss die Leistung zum genannten Betrag erbringen. Der Kostenvoranschlag (OR Art. 375) ist eine Kostenschätzung, bei der Abweichungen bis ca. 10% branchenüblich sind. Für Projekte mit klarem Umfang eignet sich die Offerte, für Projekte mit Unbekannten der Kostenvoranschlag. Beide lassen sich mit ERPLight erstellen.
Ein vollständiger Kostenvoranschlag enthält: Absenderdaten (Name, Adresse), Empfängerdaten, eine detaillierte Leistungsbeschreibung, eine Kostenaufstellung mit Einzelpreisen, den Gesamtbetrag (mit MwSt-Angabe), die Gültigkeitsdauer, einen Vermerk zur Verbindlichkeit und das Ausstellungsdatum. Optional aber empfohlen: Referenznummer und Zahlungsbedingungen.
In der Schweiz gilt eine Abweichung von bis zu 10% als branchenüblich und zulässig. Bei einer Überschreitung von mehr als 10% muss der Anbieter den Kunden sofort informieren. Der Kunde hat dann gemäss OR Art. 375 das Recht, vom Vertrag zurückzutreten. Um Streit zu vermeiden, empfiehlt es sich, eine Toleranzklausel (z.B. ±10%) im Kostenvoranschlag zu vermerken.
Es gibt keine gesetzliche Pflicht, MwSt auf einem Kostenvoranschlag auszuweisen. Es ist aber dringend empfohlen: Geben Sie klar an, ob die Preise inklusive oder exklusive MwSt sind. Wenn Sie MwSt-pflichtig sind (Umsatz über CHF 100’000/Jahr), sollten Sie Netto, MwSt und Brutto separat aufführen. Weitere Infos finden Sie im Ratgeber Rechnung ohne MwSt.
Ja. In ERPLight erstellen Sie einen Kostenvoranschlag über die Offerte-Funktion. Tragen Sie im Betreff «Kostenvoranschlag» ein, fügen Sie Ihre Positionen hinzu und exportieren Sie das Dokument als PDF. Nach Auftragserteilung wandeln Sie den KVA mit einem Klick in einen Auftrag oder eine Rechnung um — alle Positionen und Kundendaten werden automatisch übernommen.
Als Handwerker sollten Sie im Kostenvoranschlag Material- und Arbeitskosten separat aufführen, realistische Stundensätze verwenden und einen Puffer für Unvorhergesehenes einplanen (z.B. ±10% Toleranz). Beschreiben Sie die Arbeiten möglichst detailliert — «Badezimmer renovieren» ist zu vage, besser: «Fliesen entfernen 12m², neue Fliesen verlegen, Fugen erneuern». Mit ERPLight erstellen Sie Ihren Handwerker-Kostenvoranschlag in wenigen Minuten.
ERPLight ist das einfachste ERP-System der Schweiz. Offerten, Kostenvoranschläge und Rechnungen — alles in einer Software.