Buchhaltungssoftware für KMU
in der Schweiz — was dein Unternehmen wirklich braucht

GmbH und AG sind gemäss OR Art. 957 zur ordentlichen Buchführung verpflichtet. Das bedeutet: doppelte Buchhaltung (Soll und Haben), eine vollständige Bilanz, eine Erfolgsrechnung sowie einen Anhang. Die Bücher müssen die wirtschaftliche Lage des Unternehmens vollständig und wahrheitsgetreu abbilden. Dazu kommt die Pflicht, einen Geschäftsbericht zu erstellen, der von der Generalversammlung genehmigt werden muss.

Die einfache Buchhaltung (auch Milchbüchleinrechnung genannt) erfasst lediglich Einnahmen und Ausgaben. Sie ist nur für Einzelfirmen unter CHF 500'000 Jahresumsatz erlaubt. Die doppelte Buchhaltung hingegen erfasst jeden Geschäftsvorfall gleichzeitig auf zwei Konten (Soll und Haben). So entsteht automatisch eine Bilanz und Erfolgsrechnung. Für GmbH und AG ist die doppelte Buchführung gesetzlich vorgeschrieben — unabhängig vom Umsatz.

Eine ordentliche Revision ist Pflicht, wenn das Unternehmen in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren zwei der folgenden drei Schwellenwerte überschreitet: Bilanzsumme CHF 20 Mio., Umsatz CHF 40 Mio. oder 250 Vollzeitstellen. Kleinere KMU unterliegen grundsätzlich der eingeschränkten Revision. Mit Zustimmung aller Gesellschafter kann auf die Revision verzichtet werden (Opting-out), sofern weniger als 10 Vollzeitstellen beschäftigt werden. Die Buchhaltungssoftware sollte in jedem Fall revisionssichere Daten exportieren können.

Die Kosten variieren stark je nach Funktionsumfang. Cloud-Lösungen wie ERPLight starten ab CHF 0 (dauerhaft kostenloser Plan mit unbegrenzten Dokumenten) bis ca. CHF 30/Monat für den Business-Plan. Etablierte Anbieter wie Bexio kosten CHF 35–65/Monat. Professionelle Lösungen wie Abacus oder Sage bewegen sich bei mehreren Hundert Franken monatlich und erfordern oft zusätzliche Einrichtungsgebühren. Für kleine KMU mit bis zu 20 Mitarbeitenden reicht in vielen Fällen eine günstige Cloud-Lösung.

Die MwSt-Pflicht entsteht ab einem weltweiten Jahresumsatz von CHF 100'000 aus steuerbaren Leistungen (Art. 10 MWSTG). Da die Mehrheit der GmbH und AG diesen Schwellenwert überschreitet, sind sie in der Regel MwSt-pflichtig und müssen bei der ESTV registriert sein. Die Buchhaltungssoftware muss daher MwSt-konforme Rechnungen mit korrektem Ausweis erstellen können — inklusive Normalsatz (8,1%), reduziertem Satz (2,6%) und Sondersatz für Beherbergung (3,8%).

Gemäss OR Art. 958f müssen sämtliche Geschäftsbücher, Buchungsbelege und der Geschäftsbericht während 10 Jahren aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Geschäftsjahres. Die Aufbewahrung kann in Papierform oder elektronisch erfolgen, sofern die Daten jederzeit innert angemessener Frist lesbar gemacht werden können. Eine gute Buchhaltungssoftware archiviert Belege automatisch und revisionssicher in der Cloud.

Ja, grundsätzlich darf jedes KMU die Buchhaltung intern führen. Mit moderner Software ist das auch für kleinere GmbH und AG gut machbar. Laufende Buchungen, Rechnungsstellung und Zahlungsüberwachung lassen sich mit Tools wie ERPLight effizient erledigen. Für den Jahresabschluss, die Steuererklärung oder bei komplexen Sachverhalten (z.B. Konzernbuchhaltung, internationale Transaktionen, Rückstellungen) empfiehlt sich jedoch die Zusammenarbeit mit einem Treuhänder.

Einzelfirmen unter CHF 500'000 Umsatz dürfen eine einfache Buchhaltung (Einnahmen/Ausgaben) führen — dafür reicht ein simples Rechnungstool. KMU (GmbH, AG) benötigen dagegen eine Software, die doppelte Buchführung mit vollständigem Kontenplan unterstützt, Bilanz und Erfolgsrechnung auf Knopfdruck erstellt, die MwSt-Abrechnung automatisiert und idealerweise eine Schnittstelle für die Revisionsstelle oder den Treuhänder bietet. Mehr dazu findest du in unserem Ratgeber für Einzelfirmen.