GmbH und AG unterliegen strengeren Buchhaltungspflichten als Einzelfirmen.
Doppelte Buchführung, Bilanz und Revisionspflicht — wir erklären, worauf es ankommt.
Eine gute Buchhaltungssoftware für Schweizer KMU muss QR-Rechnungen erstellen, MwSt korrekt berechnen und Ausgaben verwalten können. In der Schweiz gibt es über 600'000 KMU (Quelle: BFS), die meisten suchen eine einfache und bezahlbare Lösung. ERPLight bietet Rechnungen mit QR-Zahlungsteil, Ausgabenverfolgung und Dashboard ab CHF 0.–/Monat — Swiss Made und DSGVO-konform.
GmbH und AG müssen deutlich strengere Buchhaltungsvorschriften einhalten als Einzelfirmen
Geregelt in OR Art. 957 Abs. 2
Geregelt in OR Art. 957 Abs. 1, Art. 958–958e
Die Anforderungen gemäss Schweizer Obligationenrecht (OR Art. 957–958)
Jeder Geschäftsvorfall wird auf mindestens zwei Konten gebucht. Dadurch entsteht ein lückenloses Bild aller Vermögensbewegungen und Verbindlichkeiten.
Die Bilanz zeigt zum Stichtag das Vermögen (Aktiven) und die Finanzierung (Passiven) deines KMU. Sie ist Pflichtbestandteil des Jahresabschlusses.
Die Erfolgsrechnung dokumentiert sämtliche Aufwendungen und Erträge während des Geschäftsjahres und weist den Gewinn oder Verlust aus.
Der Anhang ergänzt Bilanz und Erfolgsrechnung mit zusätzlichen Informationen: angewandte Bewertungsgrundsätze, Eventualverbindlichkeiten und Angaben zur Risikobeurteilung.
Ein strukturierter Kontenplan (z.B. Käfer-Kontenrahmen) ordnet alle Buchungen systematisch. Er ist die Grundlage für eine übersichtliche und prüfbare Buchhaltung.
Gemäss OR Art. 958f müssen Geschäftsbücher, Buchungsbelege und der Geschäftsbericht während 10 Jahren aufbewahrt werden. Die Buchhaltungssoftware sollte eine revisionssichere Archivierung bieten.
Nicht jede Software erfüllt die Anforderungen von GmbH und AG
Die Software muss die doppelte Buchhaltung mit einem vollständigen Kontenplan unterstützen. Einfache Einnahmen-Ausgaben-Tools reichen für KMU nicht aus.
Automatische Berechnung der Vorsteuer und Umsatzsteuer. Direkter Export der MwSt-Abrechnung im ESTV-kompatiblen Format.
Automatische Erstellung von Bilanz und Erfolgsrechnung auf Knopfdruck. Export als PDF oder CSV für den Treuhänder oder die Revisionsstelle.
Von kostenlos bis Enterprise — die Preisspanne ist gross
Cloud-Tools wie ERPLight bieten einen kostenlosen Einstieg. Für kleine KMU mit wenigen Buchungen pro Monat reicht das oft völlig aus. Professionelle Rechnungen mit Swiss QR-Code und Kundenverwaltung sind inklusive.
Anbieter wie Bexio, Klara oder Run My Accounts bieten umfassende Buchhaltung mit Kontenplan, MwSt-Abrechnung und Bankanbindung. Ideal für KMU mit 5–50 Mitarbeitenden und regelmässigen Buchungen.
Abacus, Sage oder SAP richten sich an grössere KMU mit komplexen Anforderungen: Konzernbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Lagerverwaltung und Multi-Währungs-Support. Oft sind zusätzliche Einrichtungskosten erforderlich.
Viele KMU lagern den Jahresabschluss an einen Treuhänder aus (ca. CHF 1'500–5'000/Jahr). Mit der richtigen Software kannst du dem Treuhänder einen Export-Zugang geben und so die Kosten reduzieren.
Professionelle Rechnungen und Übersicht über deine Finanzen — einfach und schnell
ERPLight erstellt automatisch Rechnungen mit korrektem MwSt-Ausweis (8,1%, 2,6%, 3,8%). Alle Pflichtangaben gemäss MWSTG sind integriert — inklusive deiner MwSt-Nummer.
Jede Rechnung enthält automatisch einen Swiss QR-Code gemäss ISO 20022. Deine Kunden können direkt per Banking-App bezahlen — weniger Zahlungsverzug, schnellerer Cashflow.
Verwalte alle Geschäftskunden zentral. Adressen, Zahlungskonditionen und Rechnungshistorie auf einen Blick. Wiederkehrende Kunden mit einem Klick auf die Rechnung setzen.
Übersicht über offene und bezahlte Rechnungen, Umsatzentwicklung und Ausgaben. Triff fundierte Entscheidungen für dein KMU — basierend auf Echtzeit-Daten.
Von der Offerte über den Auftrag bis zur Rechnung — alles in einem Workflow. Per Klick wird eine Offerte zum Auftrag und schliesslich zur fertigen Rechnung.
Dauerhaft kostenlos nutzbar — mit unbegrenzten Dokumenten. Pro-Plan ab CHF 19.90/Monat für eigenes Logo, Cloud-Sync und mehrere Absenderprofile.
Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um die Buchführungspflicht von GmbH und AG
GmbH und AG sind gemäss OR Art. 957 zur ordentlichen Buchführung verpflichtet. Das bedeutet: doppelte Buchhaltung (Soll und Haben), eine vollständige Bilanz, eine Erfolgsrechnung sowie einen Anhang. Die Bücher müssen die wirtschaftliche Lage des Unternehmens vollständig und wahrheitsgetreu abbilden. Dazu kommt die Pflicht, einen Geschäftsbericht zu erstellen, der von der Generalversammlung genehmigt werden muss.
Die einfache Buchhaltung (auch Milchbüchleinrechnung genannt) erfasst lediglich Einnahmen und Ausgaben. Sie ist nur für Einzelfirmen unter CHF 500'000 Jahresumsatz erlaubt. Die doppelte Buchhaltung hingegen erfasst jeden Geschäftsvorfall gleichzeitig auf zwei Konten (Soll und Haben). So entsteht automatisch eine Bilanz und Erfolgsrechnung. Für GmbH und AG ist die doppelte Buchführung gesetzlich vorgeschrieben — unabhängig vom Umsatz.
Eine ordentliche Revision ist Pflicht, wenn das Unternehmen in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren zwei der folgenden drei Schwellenwerte überschreitet: Bilanzsumme CHF 20 Mio., Umsatz CHF 40 Mio. oder 250 Vollzeitstellen. Kleinere KMU unterliegen grundsätzlich der eingeschränkten Revision. Mit Zustimmung aller Gesellschafter kann auf die Revision verzichtet werden (Opting-out), sofern weniger als 10 Vollzeitstellen beschäftigt werden. Die Buchhaltungssoftware sollte in jedem Fall revisionssichere Daten exportieren können.
Die Kosten variieren stark je nach Funktionsumfang. Cloud-Lösungen wie ERPLight starten ab CHF 0 (dauerhaft kostenloser Plan mit unbegrenzten Dokumenten) bis ca. CHF 30/Monat für den Business-Plan. Etablierte Anbieter wie Bexio kosten CHF 35–65/Monat. Professionelle Lösungen wie Abacus oder Sage bewegen sich bei mehreren Hundert Franken monatlich und erfordern oft zusätzliche Einrichtungsgebühren. Für kleine KMU mit bis zu 20 Mitarbeitenden reicht in vielen Fällen eine günstige Cloud-Lösung.
Die MwSt-Pflicht entsteht ab einem weltweiten Jahresumsatz von CHF 100'000 aus steuerbaren Leistungen (Art. 10 MWSTG). Da die Mehrheit der GmbH und AG diesen Schwellenwert überschreitet, sind sie in der Regel MwSt-pflichtig und müssen bei der ESTV registriert sein. Die Buchhaltungssoftware muss daher MwSt-konforme Rechnungen mit korrektem Ausweis erstellen können — inklusive Normalsatz (8,1%), reduziertem Satz (2,6%) und Sondersatz für Beherbergung (3,8%).
Gemäss OR Art. 958f müssen sämtliche Geschäftsbücher, Buchungsbelege und der Geschäftsbericht während 10 Jahren aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Geschäftsjahres. Die Aufbewahrung kann in Papierform oder elektronisch erfolgen, sofern die Daten jederzeit innert angemessener Frist lesbar gemacht werden können. Eine gute Buchhaltungssoftware archiviert Belege automatisch und revisionssicher in der Cloud.
Ja, grundsätzlich darf jedes KMU die Buchhaltung intern führen. Mit moderner Software ist das auch für kleinere GmbH und AG gut machbar. Laufende Buchungen, Rechnungsstellung und Zahlungsüberwachung lassen sich mit Tools wie ERPLight effizient erledigen. Für den Jahresabschluss, die Steuererklärung oder bei komplexen Sachverhalten (z.B. Konzernbuchhaltung, internationale Transaktionen, Rückstellungen) empfiehlt sich jedoch die Zusammenarbeit mit einem Treuhänder.
Einzelfirmen unter CHF 500'000 Umsatz dürfen eine einfache Buchhaltung (Einnahmen/Ausgaben) führen — dafür reicht ein simples Rechnungstool. KMU (GmbH, AG) benötigen dagegen eine Software, die doppelte Buchführung mit vollständigem Kontenplan unterstützt, Bilanz und Erfolgsrechnung auf Knopfdruck erstellt, die MwSt-Abrechnung automatisiert und idealerweise eine Schnittstelle für die Revisionsstelle oder den Treuhänder bietet. Mehr dazu findest du in unserem Ratgeber für Einzelfirmen.
Mit ERPLight erstellst du MwSt-konforme Rechnungen mit Swiss QR-Code. Kostenlos starten, kein Abo nötig.