Pflichtangaben, korrekte Vorlage und praktische Anleitung.
So schreibst du eine Rechnung, die allen Schweizer Anforderungen entspricht.
Eine korrekte Rechnung in der Schweiz muss bestimmte Pflichtangaben enthalten — geregelt im Obligationenrecht (OR Art. 957) und im Mehrwertsteuergesetz (MWSTG Art. 26). Dazu gehören: Name und Adresse des Leistungserbringers, Rechnungsdatum, Leistungsbeschreibung, Betrag und seit Oktober 2022 ein QR-Zahlungsteil statt dem alten Einzahlungsschein (Quelle: ESTV / SIX Group).
Diese Angaben müssen auf jeder Rechnung stehen — egal ob Word-Vorlage oder Software
Dein vollständiger Firmenname (oder Vor- und Nachname bei Einzelfirma) und die Geschäftsadresse. Bei MwSt-Pflicht zusätzlich die UID-Nummer mit MWST-Zusatz (z.B. CHE-123.456.789 MWST).
Vollständiger Name und Adresse deines Kunden. Bei Firmen zusätzlich die Firma und ggf. eine Kontaktperson. So ist die Rechnung eindeutig zuordenbar.
Jede Rechnung braucht eine einmalige, fortlaufende Nummer. Bewährte Formate: 2026-001 oder RE-2026-0001. Lückenlose Nummerierung erleichtert die Buchhaltung.
Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wird. Falls der Leistungszeitraum abweicht, diesen separat angeben (z.B. «Leistungszeitraum: 01.01. – 31.01.2026»).
Art, Gegenstand und Umfang der erbrachten Leistung — klar und nachvollziehbar. Einzelpositionen mit Menge, Einzelpreis und Gesamtbetrag auflisten.
Nettobetrag, MwSt-Betrag (falls zutreffend) und Gesamtbetrag. In CHF oder anderer Währung — aber die Währung muss angegeben sein. Brutto = Netto + MwSt.
MwSt-pflichtig? Dann: MwSt-Satz (8,1%, 2,6% oder 3,8%), MwSt-Betrag und UID-Nummer. Nicht MwSt-pflichtig? Dann Vermerk: «ohne MWST» oder «Nicht MwSt-pflichtig gemäss Art. 10 Abs. 2 MWSTG».
Zahlungsfrist (z.B. 30 Tage netto), Bankverbindung (IBAN) und seit 2022 der Swiss QR-Code als Standard-Zahlschein. Damit zahlt dein Kunde bequem per Banking-App — ohne Tippfehler bei der IBAN.
Von der Vorlage bis zum Versand — so funktioniert der komplette Prozess
Entscheide dich zuerst für dein Werkzeug: Eine Word- oder Excel-Vorlage funktioniert für den Anfang, hat aber Grenzen bei QR-Code und Nummerierung. Eine Rechnungssoftware wie ERPLight automatisiert diese Schritte und verhindert Pflichtangaben-Fehler von Anfang an.
Trage deine Firmendaten ein: Name, Adresse, Bankverbindung (IBAN), optional UID-Nummer und Logo. Bei Software gibst du diese Daten einmal ein und sie erscheinen automatisch auf jeder künftigen Rechnung. Bei Word musst du die Angaben in der Vorlage fest hinterlegen.
Füge den Empfänger hinzu: Firmenname, Ansprechperson, vollständige Adresse. In einer Software speicherst du Kunden einmal und wählst sie künftig per Klick aus. Bei Word-Vorlagen tippst du die Daten jedes Mal manuell ein.
Liste alle erbrachten Leistungen oder gelieferten Produkte auf: Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Gesamtpreis pro Position. Am Ende folgt die Zwischensumme (Netto), der MwSt-Betrag und der Totalbetrag inklusive MwSt. Prüfe die Berechnung sorgfältig.
Seit der Abschaffung des orangen Einzahlungsscheins ist der Swiss QR-Code der Schweizer Zahlungsstandard. Er enthält IBAN, Betrag, Empfänger und Referenznummer. In ERPLight wird er automatisch erzeugt. Bei Word-Vorlagen musst du einen separaten QR-Generator nutzen und das Bild einfügen.
Speichere die Rechnung als PDF — das ist das empfohlene Format für den Versand per E-Mail. Das PDF sichert das Layout und verhindert nachträgliche Änderungen. Versende die Rechnung per E-Mail mit einer kurzen, professionellen Nachricht. Archiviere eine Kopie für deine Buchhaltung (Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre).
Wann reicht eine Vorlage — und wann lohnt sich ein Rechnungsprogramm?
Diese Fehler sehen wir immer wieder — sie kosten Zeit, Geld oder beides
Doppelte Nummern, Lücken oder gar keine Nummer: Das führt bei einer Steuerprüfung zu Rückfragen. Jede Rechnung braucht eine eindeutige, fortlaufende Nummer. Stelle sicher, dass dein System keine Duplikate erzeugt.
«Dienstleistung gemäss Offerte» reicht nicht. Beschreibe was du geleistet hast, wann und in welchem Umfang. Unklare Leistungsbeschreibungen sind der häufigste Grund für verzögerte Zahlungen und Streitigkeiten.
Falscher MwSt-Satz, MwSt ausgewiesen ohne Berechtigung, oder MwSt-Angaben komplett vergessen: Das kann Nachzahlungen an die ESTV nach sich ziehen. Prüfe deinen MwSt-Status und verwende den korrekten Satz (8,1%, 2,6% oder 3,8%).
Ohne Swiss QR-Code muss dein Kunde die IBAN manuell eintippen — das verzögert die Zahlung und erhöht die Fehlerquote. Der QR-Zahlschein ist seit 2022 der Schweizer Standard und wird von Kunden erwartet.
Ohne klare Zahlungsfrist gibt es keinen verbindlichen Zahlungstermin. Das erschwert ein späteres Mahnverfahren. Schreibe immer eine konkrete Frist auf die Rechnung, z.B. «Zahlbar innert 30 Tagen netto».
Word-Dateien können vom Empfänger verändert werden und sehen je nach Programm anders aus. Versende Rechnungen immer als PDF. So bleibt das Layout erhalten und das Dokument ist manipulationssicher.
Vergiss Word-Vorlagen und manuelle QR-Codes. ERPLight macht den Prozess einfach.
Kunde auswählen, Positionen eintragen, Rechnung erstellen — fertig. Alle Pflichtangaben werden automatisch ergänzt, inklusive fortlaufender Nummerierung und korrekter MwSt-Berechnung.
Jede Rechnung enthält den Swiss QR-Zahlschein nach ISO 20022. Dein Kunde scannt den Code mit der Banking-App und bezahlt ohne Tippfehler — das beschleunigt den Zahlungseingang.
Speichere deine Kunden einmal ab und erstelle künftige Rechnungen mit einem Klick. Keine doppelte Dateneingabe, keine Tippfehler bei Adressen. Auch wiederkehrende Positionen sind schnell übernommen.
MwSt-Hinweis, Pflichtangaben nach MWSTG, korrekte MwSt-Sätze 2026 — ERPLight kennt die Schweizer Regeln und wendet sie automatisch an. Du musst dich um nichts kümmern.
Sieh auf einen Blick: Wie viel Umsatz hast du diesen Monat gemacht? Welche Rechnungen sind offen? Welche überfällig? So behältst du den Überblick über deine Finanzen.
Der Free-Plan ist dauerhaft kostenlos — mit unbegrenzten Dokumenten und ohne Kreditkarte. Für eigenes Logo und Cloud-Sync: Pro ab CHF 19.90/Mt oder Business ab CHF 29.90/Mt mit erweiterten Funktionen.
Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um Rechnungen in der Schweiz
Eine korrekte Rechnung in der Schweiz umfasst laut MWSTG (Art. 26) folgende Pflichtangaben: vollständiger Name und Anschrift von Absender und Empfänger, eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum, eine detaillierte Beschreibung der erbrachten Leistung, den Rechnungsbetrag in CHF, den anwendbaren MwSt-Satz samt Steuerbetrag (sofern MwSt-pflichtig) und die UID-Nummer mit dem Zusatz MWST. Empfehlenswert sind zusätzlich eine Zahlungsfrist und ein Swiss QR-Code.
Ja, grundstätzlich ist das möglich. Es gibt keine gesetzliche Vorschrift, welches Programm du verwenden musst. Allerdings hast du bei Word und Excel keinen automatischen Swiss QR-Code, keine Pflichtangaben-Prüfung und keine fortlaufende Nummerierung. Für die allererste Rechnung mag eine Vorlage genügen — ab der zweiten lohnt sich eine Software, die dir Zeit spart und Fehler verhindert.
Rechtlich ist der Swiss QR-Code keine Pflicht. Praktisch ist er seit 2022 der Standard: Der orange Einzahlungsschein (ESR) wurde abgeschafft und alle Schweizer Banken unterstützen ausschliesslich den QR-Zahlschein. Ohne QR-Code muss dein Kunde die IBAN manuell eingeben, was die Zahlung verzögert und Fehler provoziert. Wir empfehlen den QR-Code auf jeder Rechnung.
Gesetzlich ist kein bestimmtes Format vorgeschrieben — du darfst dein Nummerierungssystem frei wählen. Entscheidend ist, dass jede Rechnungsnummer nur einmal vorkommt und die Reihenfolge lückenlos nachvollziehbar bleibt. Bewährte Systeme sind z.B. eine Kombination aus Jahreszahl und laufender Nummer (2026-001), ein Präfix mit Jahrgang (RE-2026-0001) oder ein Kundenkürzel mit Zähler. ERPLight übernimmt die fortlaufende Vergabe automatisch und verhindert so Lücken oder Doppelvergaben.
Es gibt keine gesetzliche Vorschrift zur Rechnungssprache in der Schweiz. Du kannst Rechnungen auf Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch verfassen. Entscheidend ist, dass der Empfänger die Rechnung versteht. Für Schweizer Geschäftskunden empfiehlt sich die jeweilige Landessprache, für internationale Kunden Englisch.
Eine Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung: Du forderst deinen Kunden zur Zahlung eines bestimmten Betrags auf. Eine Quittung hingegen bestätigt eine bereits erhaltene Zahlung. Rechnungen unterliegen den formalen Pflichtangaben nach MWSTG (Art. 26), während Quittungen weniger strenge Formvorschriften haben. Beide Dokumente dienen als Buchungsbelege und unterliegen der 10-jährigen Aufbewahrungspflicht.
Gemäss Schweizer Obligationenrecht (OR Art. 958f) musst du Geschäftsunterlagen — einschliesslich aller Rechnungen — während 10 Jahren aufbewahren. Die Frist beginnt am Ende des Geschäftsjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde. Digitale Aufbewahrung (z.B. als PDF in ERPLight) ist erlaubt, sofern die Dokumente jederzeit lesbar und unverändert reproduzierbar sind.
Ja. Mit ERPLight erstellst du kostenlos unbegrenzt Rechnungen — mit allen Pflichtangaben, Swiss QR-Code, professionellem Design und automatischer Nummerierung. Kein Abo nötig, kein Kleingedrucktes. Alternativ findest du online Word- und Excel-Vorlagen, allerdings fehlen dort der QR-Zahlschein, die MwSt-Automatik und die Pflichtangaben-Prüfung.
Mit ERPLight erstellst du professionelle Rechnungen mit QR-Code, die alle Schweizer Anforderungen erfüllen. Kostenlos starten, kein Abo nötig.