Rechnung schreiben
in der Schweiz — Schritt für Schritt

Für MwSt-pflichtige Unternehmen nennt das MWSTG (Art. 26 Abs. 2) diese Angaben: Name und Ort von Leistungserbringer und Leistungsempfänger, die MWST-Nummer (UID mit Zusatz MWST), Datum oder Zeitraum der Leistung (soweit abweichend vom Rechnungsdatum), Art, Gegenstand und Umfang der Leistung, das Entgelt sowie den anwendbaren MwSt-Satz und den Steuerbetrag. Nicht gesetzlich verlangt, aber empfohlen sind eine eindeutige Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, eine Zahlungsfrist und ein Swiss QR-Code.

Ja, grundsätzlich ist das möglich. Es gibt keine gesetzliche Vorschrift, welches Programm du verwenden musst. Allerdings hast du bei Word und Excel keinen automatischen Swiss QR-Code, keine automatisch übernommenen Firmendaten und keine fortlaufende Nummerierung. Für die allererste Rechnung mag eine Vorlage genügen — ab der zweiten lohnt sich eine Software, die dir Zeit spart und Fehler verhindert.

Rechtlich ist der Swiss QR-Code keine Pflicht. Praktisch ist er seit 2022 der Standard: Die roten und orangen Einzahlungsscheine (ES/ESR) wurden per 30. September 2022 abgeschafft und alle Schweizer Banken unterstützen ausschliesslich den QR-Zahlschein. Ohne QR-Code muss dein Kunde die IBAN manuell eingeben, was die Zahlung verzögert und Fehler provoziert. Wir empfehlen den QR-Code auf jeder Rechnung.

Gesetzlich ist kein bestimmtes Format vorgeschrieben — du darfst dein Nummerierungssystem frei wählen. Entscheidend ist, dass jede Rechnungsnummer nur einmal vorkommt und die Reihenfolge nachvollziehbar bleibt. Bewährte Systeme sind z.B. eine Kombination aus Jahreszahl und laufender Nummer (2026-001), ein Präfix mit Jahrgang (RE-2026-0001) oder ein Kundenkürzel mit Zähler. ERPLight übernimmt die fortlaufende Vergabe automatisch und verhindert so Doppelvergaben.

Es gibt keine gesetzliche Vorschrift zur Rechnungssprache in der Schweiz. Du kannst Rechnungen auf Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch verfassen. Entscheidend ist, dass der Empfänger die Rechnung versteht. Für Schweizer Geschäftskunden empfiehlt sich die jeweilige Landessprache, für internationale Kunden Englisch.

Eine Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung: Du forderst deinen Kunden zur Zahlung eines bestimmten Betrags auf. Eine Quittung hingegen bestätigt eine bereits erhaltene Zahlung. Für die MWST zählt aber jedes Dokument, mit dem du über eine Leistung abrechnest, als Rechnung — auch eine Quittung (Art. 3 Bst. k MWSTG). Bist du MWST-pflichtig, braucht deshalb auch die Quittung die Angaben nach Art. 26 MWSTG; nur Kassenzettel bis CHF 400 dürfen den Empfänger weglassen (Art. 57 MWSTV). Beide Dokumente sind Buchungsbelege und 10 Jahre aufzubewahren.

Gemäss Schweizer Obligationenrecht (OR Art. 958f) und der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) musst du Geschäftsunterlagen — einschliesslich aller Rechnungen — während 10 Jahren aufbewahren. Die GeBüV konkretisiert die Anforderungen an die ordnungsgemässe Aufbewahrung und legt fest, in welcher Form Belege archiviert werden dürfen. Die Frist beginnt am Ende des Geschäftsjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde. Digitale Aufbewahrung (z.B. als PDF in ERPLight) ist erlaubt, sofern die Dokumente jederzeit lesbar und unverändert reproduzierbar sind.

Ja. Mit ERPLight erstellst du kostenlos unbegrenzt Rechnungen — mit festen Feldern für die Angaben nach MWSTG, Swiss QR-Code, professionellem Design und automatischer Nummerierung. Kein Abo nötig, kein Kleingedrucktes. Alternativ findest du online Word- und Excel-Vorlagen, allerdings fehlen dort der QR-Zahlschein, die MwSt-Automatik und die automatische Übernahme deiner Firmendaten.

Mit ERPLight (Business-Plan) hakst du die Rechnungen in der Versandübersicht an, prüfst Adresse und Brief-Vorschau und bezahlst pro Brief — B-Post ab CHF 2.45, A-Post ab CHF 2.75, ohne Grundgebühr. Unser Schweizer Druckpartner druckt die Rechnung samt QR-Zahlteil auf perforiertem Papier, couvertiert sie und übergibt sie der Post: bezahlt bis 12:00 Uhr an einem Werktag, ist der Brief in der Regel noch am selben Tag unterwegs. Den Status siehst du pro Brief, und bis zum Druckstart kannst du einen Brief zurückziehen.