Stundensatz, Pauschale oder m²-Preis korrekt abrechnen.
Muster-Rechnung, Pflichtangaben und Tipps für Gebäudereiniger in der Schweiz.
Reinigungsfirmen in der Schweiz erstellen Rechnungen mit Stundensatz, Materialkosten und QR-Zahlungsteil. Die Rechnung muss alle Pflichtangaben nach OR und MWSTG enthalten. Seit dem 1. Oktober 2022 ist der QR-Zahlungsteil der einzige gültige Zahlungsstandard (Quelle: SIX Group). Mit ERPLight erstellen Reinigungsunternehmen professionelle Rechnungen in Sekunden.
Drei Faktoren unterscheiden Rechnungen in der Facility-Branche von anderen Dienstleistungen
In dieser Branche arbeiten viele Firmen sowohl mit Stundensätzen als auch mit Pauschalpreisen. Für regelmässige Gebäudepflege bietet sich eine monatliche Pauschale an, die dem Kunden Planungssicherheit gibt. Bei Einmaleinsätzen wie Grundarbeiten oder Bausäuberungen ist der Stundensatz üblicher, weil der Aufwand vorab schwer einzuschätzen ist. Auf der Rechnung muss klar ersichtlich sein, welches Abrechnungsmodell du verwendest, wie viele Stunden geleistet wurden oder welche Pauschale vereinbart ist.
Das Kerngeschäft vieler Putzfirmen sind Vertragskunden mit wöchentlicher oder monatlicher Gebäudepflege. Hier stellst du in der Regel eine Monatsrechnung aus, die alle erbrachten Einsätze zusammenfasst. Wichtig ist der Hinweis auf den Leistungszeitraum und idealerweise eine Auflistung der einzelnen Einsatzdaten. Bei Vertragskunden kannst du auf den bestehenden Servicevertrag verweisen, der den Leistungsumfang definiert. Das spart Zeit bei der Rechnungserstellung und vermeidet Rückfragen.
Ein häufiges Thema bei der Abrechnung: Sind Putzmittel im Preis enthalten oder werden sie separat verrechnet? Bei der laufenden Gebäudepflege sind Verbrauchsmaterialien üblicherweise im Stundensatz oder in der Pauschale inbegriffen. Bei Spezialarbeiten mit teuren Produkten wie Steinpflegern, Desinfektionsmitteln oder Spezialbeschichtungen ist es sinnvoll und transparent, diese als separate Position auf der Rechnung aufzuführen. Kläre das Vorgehen idealerweise vorab im Vertrag oder in der Offerte.
Gesetzliche Pflichtangaben gemäss Schweizer Obligationenrecht und MwSt-Gesetz
Der vollständige Firmenname deines Unternehmens (z.B. «Glanz GmbH» oder dein Einzelfirma-Name) sowie die Geschäftsadresse. Falls vorhanden, auch deine UID-Nummer.
Firmenname oder vollständiger Name der Privatperson, an die du die Rechnung stellst. Bei Liegenschaftsverwaltungen die korrekte Verwaltung als Rechnungsempfänger angeben.
Art der Arbeit (Unterhaltspflege, Grundpflege, Fensterpflege), Objekt und Stockwerk, erbrachte Fläche oder Stundenzahl. Je detaillierter, desto weniger Rückfragen.
Bei Einzeleinsätzen das genaue Datum, bei wiederkehrenden Aufträgen der Leistungszeitraum (z.B. «Januar 2026»). Idealerweise mit Auflistung der einzelnen Einsatztage.
Jede Leistung als eigene Position mit Menge (Stunden, m² oder Pauschale), Einzelpreis und Positionstotal. Anschliessend der Gesamtbetrag in CHF inklusive oder exklusive MwSt.
Falls du MwSt-pflichtig bist (Umsatz ab CHF 100'000): MwSt-Nummer und MwSt-Betrag ausweisen. Falls nicht: «Nicht MwSt-pflichtig gemäss Art. 10 Abs. 2 MWSTG» vermerken. Facility-Dienstleistungen unterliegen dem Normalsatz von 8,1%.
Wähle das passende Modell für deine Kundenstruktur und Auftragsart
Ideal für Einzelaufträge, Grundarbeiten und Bausäuberungen. Du rechnest die effektiv geleisteten Stunden ab. Üblich sind CHF 35–65 pro Stunde je nach Region und Einsatzart. Dieses Modell gibt dir Flexibilität, erfordert aber eine saubere Zeiterfassung. Der Kunde sieht genau, wie viel Aufwand angefallen ist.
Perfekt für wiederkehrende Gebäudepflege. Ein fixer Monatsbetrag deckt alle vereinbarten Leistungen ab. Das gibt dem Kunden Planungssicherheit und dir eine stabile Einnahmequelle. Die Pauschale basiert typischerweise auf einer Kalkulation von Fläche, Einsatzintervall und geschätztem Zeitaufwand. Ideal für Vertragskunden.
Beliebt bei grossen Flächen und Ausschreibungen. Du kalkulierst den Preis pro Quadratmeter Nutzfläche — typischerweise CHF 0.50–3.00/m² je nach Verschmutzungsgrad und Einsatzart. Dieses Modell ist besonders bei Liegenschaftsverwaltungen und Generalunternehmen gefragt, die Angebote objektiv vergleichen wollen.
So vermeidest du Zahlungsverzögerungen und stärkst das Vertrauen deiner Kunden
Führe ein Einsatzprotokoll oder Rapportblatt, das deine Mitarbeitenden nach jedem Einsatz unterschreiben. So hast du einen lückenlosen Nachweis der erbrachten Leistungen. Viele Liegenschaftsverwaltungen und Geschäftskunden verlangen einen solchen Nachweis als Beilage zur Rechnung. Das schafft Transparenz und verhindert Reklamationen.
Für Stammkunden mit Servicevertrag lohnt sich ein standardisierter Rechnungsprozess. Lege die Positionen einmal fest und kopiere die Vorlage jeden Monat. Mit ERPLight kannst du Kunden und Leistungen abspeichern und die Rechnung in unter zwei Minuten erstellen. Das spart bei zehn Vertragskunden schnell mehrere Stunden pro Monat.
Vermerke auf jeder Rechnung eine klare Zahlungsfrist, z.B. «Zahlbar innert 30 Tagen». In der Branche sind 20 bis 30 Tage üblich. Bei Neukunden kannst du auch 10 Tage vereinbaren. Eine klar kommunizierte Zahlungsfrist reduziert Zahlungsverzögerungen und gibt dir eine Grundlage für Mahnungen bei Überschreitung.
Eine Rechnung mit Swiss QR-Code wirkt nicht nur professioneller, sondern wird auch schneller bezahlt. Dein Kunde scannt den Code mit der Banking-App und alle Zahlungsdaten sind vorausgefüllt — kein Abtippen von IBAN oder Referenznummer nötig. Das ist besonders bei grösseren Beträgen ein Vorteil für beide Seiten.
Trenne auf der Rechnung immer die reguläre Unterhaltspflege von Sonderleistungen wie Grundpflege, Fensterpflege oder Teppichpflege. So sieht der Kunde sofort, was zur vereinbarten Leistung gehört und was zusätzlich angefallen ist. Das verhindert Diskussionen und macht die Rechnung nachvollziehbar.
Versende Rechnungen als PDF per E-Mail statt per Post. Das ist schneller, günstiger und nachhaltiger. Viele Kunden erwarten heute einen digitalen Rechnungseingang. Archiviere jede Rechnung sauber mit Rechnungsnummer und Datum, damit du bei Rückfragen sofort darauf zugreifen kannst. Mit ERPLight werden alle Rechnungen automatisch gespeichert.
ERPLight ist speziell für Schweizer KMU gebaut und kennt alle Anforderungen
ERPLight fügt Absender, Empfänger, MwSt-Hinweis und alle gesetzlichen Pflichtangaben automatisch ein. Du konzentrierst dich nur auf die erbrachten Leistungen.
Speichere deine Kunden einmal ab und erstelle neue Rechnungen mit einem Klick. Ideal für Vertragskunden mit monatlicher Abrechnung.
Jede Rechnung enthält automatisch den Swiss QR-Code für einfache Zahlung per Banking-App. ISO 20022 konform — dein Kunde zahlt mit einem Scan.
Kunde auswählen, Positionen eintragen, absenden. Deine professionelle Rechnung als PDF ist in unter zwei Minuten versandbereit.
Erstelle Offerten für Neukunden und wandle sie nach Auftragserteilung in eine Rechnung um. Der gesamte Workflow von der Anfrage bis zur Rechnung in einem Tool.
Dauerhaft kostenlos nutzbar — mit unbegrenzten Dokumenten. Pro-Plan ab CHF 19.90/Mt für eigenes Logo und Cloud-Sync.
Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um die Rechnungsstellung in der Branche
Eine Rechnung für Putzarbeiten in der Schweiz muss folgende Pflichtangaben enthalten: Name und Adresse des Betriebs, Name und Adresse des Kunden, Art der erbrachten Leistung (z.B. Büropflege, Unterhaltspflege), Leistungszeitraum oder Einsatzdatum, Einzelpositionen mit Mengenangabe (Stunden, Pauschale oder m²), den Gesamtbetrag in CHF sowie die MwSt-Nummer falls MwSt-pflichtig. Bei fehlender MwSt-Pflicht den Hinweis «ohne MWST» vermerken.
Beides hat seine Berechtigung — die Wahl hängt vom Auftragstyp ab. Stundenbasierte Abrechnung eignet sich für unregelmässige Einsätze und Grundarbeiten, da der Aufwand schwer kalkulierbar ist. Pauschalpreise sind ideal für wiederkehrende Gebäudepflege mit festem Umfang. Viele Putzfirmen nutzen für Grossprojekte auch den m²-Preis. Eine Kombination ist möglich — etwa Pauschale für den Standardservice plus Stundensatz für Sonderleistungen.
Nur wenn der weltweite Jahresumsatz CHF 100'000 oder mehr beträgt. Betriebe unter dieser Grenze sind gemäss Art. 10 Abs. 2 MWSTG von der MwSt befreit und vermerken auf der Rechnung «ohne MWST». Liegt der Umsatz darüber, gilt der Normalsatz von 8,1% für Facility-Dienstleistungen. Eine freiwillige Registrierung (Optierung) ist jederzeit möglich und kann sich lohnen, wenn du viele Putzmittel und Geräte einkaufst.
Die Leistungsbeschreibung sollte so detailliert sein, dass der Kunde die Arbeit nachvollziehen kann. Statt nur «Putzen» solltest du angeben: Art der Arbeit (Unterhaltspflege, Grundpflege, Fensterpflege), den Ort (z.B. Büro 3. OG, Treppenhaus), die Fläche oder Dauer und ggf. eingesetzte Spezialmittel. Bei wiederkehrenden Aufträgen reicht ein Verweis auf den Servicevertrag mit Leistungskatalog.
Du hast zwei Möglichkeiten: Entweder sind Putzmittel im Stundensatz oder in der Pauschale bereits inbegriffen (der häufigste Fall bei laufender Gebäudepflege), oder du führst sie als separate Position auf der Rechnung auf. Bei teuren Spezialmitteln (z.B. für Steinpflege, Desinfektion) ist eine separate Auflistung mit Mengenangabe und Einzelpreis transparenter und in der Branche üblich.
In der Schweiz bewegen sich die Stundensätze für professionelle Gebäudepflege 2026 zwischen CHF 35 und CHF 65 pro Stunde, je nach Region, Art der Leistung und Qualifikation. Einfache Unterhaltspflege liegt typischerweise bei CHF 35–45/h, Büropflege bei CHF 40–55/h und Spezialarbeiten (Bausäuberung, Desinfektion) bei CHF 55–80/h. Diese Sätze verstehen sich üblicherweise exkl. MwSt.
Ja, jede Leistungsperiode sollte separat in Rechnung gestellt werden. Bei monatlicher Gebäudepflege erstellst du typischerweise eine Monatsrechnung mit allen Einsätzen. Du kannst aber auch eine Sammelrechnung pro Quartal stellen, sofern das vertraglich vereinbart ist. Wichtig ist, dass der Leistungszeitraum klar ersichtlich ist. Mit ERPLight kannst du Rechnungen für Stammkunden besonders schnell duplizieren und anpassen.
In drei Schritten: (1) Betrieb als Absender anlegen (einmalig), (2) Kunden und Leistungen erfassen, (3) PDF-Rechnung mit Swiss QR-Code generieren. Mit ERPLight dauert das unter 2 Minuten — alle Pflichtangaben und MwSt werden automatisch berechnet. Der Free-Plan ist dauerhaft kostenlos — mit unbegrenzten Dokumenten.
Mit ERPLight erstellen Sie professionelle Rechnungen mit allen Schweizer Pflichtangaben und Swiss QR-Code. Kostenlos starten, kein Abo nötig.