Rechnung erstellen
in der Schweiz — so geht's richtig

Für MWST-pflichtige Unternehmen nennt Art. 26 MWSTG: Name und Ort des Leistungserbringers mit MWST-Nummer, Name und Ort des Empfängers, Datum oder Zeitraum der Leistung (falls abweichend vom Rechnungsdatum), Art, Gegenstand und Umfang der Leistung, das Entgelt sowie den anwendbaren MwSt-Satz und den Steuerbetrag. Kassenzettel bis CHF 400 dürfen ohne Angaben zum Empfänger ausgestellt werden (Art. 26 Abs. 3 MWSTG, Art. 57 MWSTV); bei Preisen inklusive MWST genügt die Angabe des Steuersatzes (Art. 26 Abs. 2 Bst. f MWSTG).

Ja. Mit ERPLight kannst du kostenlos unbegrenzt Rechnungen erstellen — inklusive Swiss QR-Code, professionellem Layout und festen Feldern für die Angaben nach Art. 26 MWSTG. Kein Abo und keine Kreditkarte nötig. Für eigenes Logo und Kundendatenbank gibt es den Pro-Plan ab CHF 14.90/Monat.

Nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber dringend empfohlen. Seit dem 1. Oktober 2022 sind die alten Einzahlungsscheine (ES und ESR) nicht mehr gültig, und der Swiss QR-Code ist der neue Standard. Er ermöglicht deinen Kunden, Rechnungen mit der Banking-App per Scan zu bezahlen — schnell, bequem und ohne Tippfehler. Ohne QR-Code machst du es deinen Kunden unnötig schwer zu bezahlen.

Nur wenn du MWST-pflichtig bist. Befreit ist, wer im In- und Ausland weniger als CHF 100'000 Umsatz pro Jahr erzielt (ohne von der Steuer ausgenommene Leistungen; Art. 10 Abs. 2 MWSTG) — dann weist du keine MWST aus; ein Vermerk wie «ohne MWST» ist empfohlen. Wer die Grenze erreicht oder freiwillig auf die Befreiung verzichtet (Art. 11 MWSTG), weist die MWST aus: Normalsatz 8,1 %, reduzierter Satz 2,6 % oder Sondersatz 3,8 %. Mehr dazu in unserem Ratgeber Rechnung ohne MwSt.

Es gibt keine gesetzliche Vorschrift für das exakte Format der Rechnungsnummer. Wichtig ist, dass jede Nummer nur einmal vorkommt und alle Geschäftsfälle vollständig erfasst sind (Prüfspur). Lücken sind zulässig — etwa nach einem Softwarewechsel. Gängige Formate sind: 2026-001, RE-2026-001 oder eine einfache fortlaufende Nummer. ERPLight vergibt automatisch eindeutige Rechnungsnummern, sodass du dir darüber keine Gedanken machen musst.

Mindestens 10 Jahre. Gemäss Art. 958f OR müssen Geschäftsbücher und Belege — inklusive Rechnungen — während dieser Frist aufbewahrt werden. Das gilt sowohl für ausgestellte als auch für empfangene Rechnungen, egal ob in Papierform oder digital. ERPLight speichert alle deine Rechnungen automatisch in der Cloud.

Eine Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung — sie wird gestellt, bevor der Kunde bezahlt hat. Eine Quittung bestätigt den Zahlungseingang — sie wird nach der Bezahlung ausgestellt. Kassenzettel bis CHF 400 dürfen ohne Angaben zum Leistungsempfänger ausgestellt werden (Art. 26 Abs. 3 MWSTG, Art. 57 MWSTV).

Ja, du darfst Rechnungen in jeder Währung stellen — CHF, EUR, USD oder andere. Für die MwSt-Abrechnung rechnest du den Betrag in CHF um — mit dem Monatsmittelkurs oder dem Tageskurs (Devisen Verkauf) der ESTV; die gewählte Methode behältst du mindestens eine Steuerperiode bei (Art. 45 MWSTV). Die Buchhaltung führst du in CHF oder in der für dein Geschäft wesentlichen Währung (Art. 957a Abs. 4 OR). In ERPLight wählst du im Business-Plan pro Rechnung CHF oder EUR; bei Kunden im Ausland ersetzt ein Zahlungsblock mit IBAN und BIC den QR-Zahlteil, und der passende Steuerhinweis (z.B. Reverse Charge für EU-Geschäftskunden) steht auf der Rechnung.

Fakturierung ist der Fachbegriff für das Erstellen und Versenden von Rechnungen. Der gesamte Fakturierungsprozess umfasst: Leistung erfassen, Rechnung ausstellen, Rechnung versenden und Zahlungseingang überwachen. Bist du MWST-pflichtig, müssen deine Rechnungen die Angaben nach Art. 26 MWSTG enthalten. Mit ERPLight lässt sich die Fakturierung vollständig digitalisieren — vom Angebot über die Rechnungsstellung bis zur Zahlungsüberwachung.