Buchhaltungssoftware
für Einzelfirmen in der Schweiz

Wer allein und auf eigene Rechnung arbeitet, führt in der Regel eine Einzelfirma (Einzelunternehmen). Die Pflicht, Buch zu führen, gilt dabei unabhängig vom Umsatz — also auch für Selbstständige, die sich nicht ins Handelsregister eintragen müssen. Der Umsatz entscheidet nur, wie ausführlich die Buchhaltung sein muss:

• Unter CHF 500'000 Umsatz im letzten Geschäftsjahr genügt eine Einnahmen- und Ausgabenrechnung mit Angaben zur Vermögenslage (Art. 957 Abs. 2 OR). Die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung gelten sinngemäss (Art. 957 Abs. 3 OR).
• Ab CHF 500'000 Umsatz gilt die volle Buchführungspflicht mit Bilanz und Erfolgsrechnung (Art. 957 Abs. 1 OR). Ein Eintrag im Handelsregister ändert daran nichts: Auch eingetragene Einzelfirmen müssen erst ab diesem Umsatz voll Buch führen.

Im Alltag heisst das: Einnahmen und Ausgaben laufend, lückenlos und wahrheitsgetreu aufschreiben, jeweils mit Datum und dem Namen von Kundin oder Lieferant — bei Ausgaben auch, wofür du bezahlt hast. Für Bank- und Postkonten genügen die Kontoauszüge zusammen mit den geordneten Belegen. Nimmst du regelmässig Bargeld ein, führst du ein Kassabuch: Bareinnahmen und -ausgaben täglich eintragen und den Kassenbestand regelmässig mit dem Bargeld abgleichen.

Jahresabschluss der Einzelfirma

Am Ende des Jahres legst du die Zahlen deiner Steuererklärung bei (Art. 125 Abs. 2 DBG):

• Mit vereinfachter Buchführung (unter CHF 500'000 Umsatz): Aufstellungen über Einnahmen und Ausgaben, über die Vermögenslage sowie über Privatentnahmen und Privateinlagen (was du privat aus dem Geschäft genommen oder eingelegt hast). Zur Vermögenslage gehören die Bestände am Anfang und am Ende des Jahres, zum Beispiel Kasse und Bank, offene Kundenrechnungen, Vorräte, angefangene Arbeiten und Schulden bei Lieferanten.
• Mit voller Buchführung (ab CHF 500'000 Umsatz): die unterzeichnete Jahresrechnung mit Bilanz und Erfolgsrechnung.

Für die vereinfachte Variante gibt es in der Steuererklärung ein kantonales Hilfsblatt für Selbstständigerwerbende ohne kaufmännische Buchhaltung — je nach Kanton heisst es auch Formular oder Fragebogen. Geschäftsbücher und Belege bewahrst du 10 Jahre auf (Art. 958f OR).

So gehst du beim Jahresabschluss vor:

1. Einnahmen und Ausgaben des Jahres vollständig erfassen und Kasse sowie Bank mit den Auszügen per 31. Dezember abgleichen.
2. Offene Kundenrechnungen und unbezahlte Lieferantenrechnungen per 31. Dezember auflisten.
3. Anschaffungen, die du mehrere Jahre nutzt (zum Beispiel Fahrzeug, Computer oder Maschinen), abschreiben — eine Abschreibungstabelle zeigt Kaufpreis, Abschreibung und Restwert.
4. Privatanteile aufrechnen, etwa wenn du das Geschäftsauto auch privat fährst.
5. Privatentnahmen und Privateinlagen des Jahres zusammenstellen.
6. Das Ergebnis mit den Aufstellungen ins kantonale Hilfsblatt der Steuererklärung übertragen.

Mit ERPLight (ab Pro) entsteht dieser Jahresabschluss aus deinen laufenden Einträgen: Das Jahresabschluss-PDF enthält Einnahmen und Ausgaben, die Vermögenslage mit Abschreibungstabelle, den Privatanteil Auto sowie Privatentnahmen und -einlagen — als Beilage zur Steuererklärung. Eine Jahresrechnung mit Bilanz für die volle Buchführung erstellt ERPLight nicht.

Quellen: OR Art. 957 ff., ESTV, MWST-Info 16, Ziff. 1.6, Kantonales Steueramt Aargau, Merkblatt Buchführungs- und Aufbewahrungspflicht (29.11.2024); geprüft am 23.10.2026.

Ab dem Pro-Plan (CHF 14.90/Mt.) führst du die vereinfachte Buchhaltung nach Art. 957 Abs. 2 OR direkt in ERPLight. Was du ohnehin erfasst, landet ohne Doppelerfassung am richtigen Ort:

• Einnahmen & Ausgaben automatisch: Rechnungen, erfasste Ausgaben und Löhne erscheinen von selbst in der Buchhaltung.
• Bankauszug einlesen und abgleichen: Du lädst den camt.053-Kontoauszug aus dem E-Banking hoch, ERPLight schlägt für jede Bewegung eine Zuordnung vor und merkt sich auf Wunsch Regeln (zum Beispiel «Swisscom = Telefon»). Die Datei wird nur in deinem Browser gelesen.
• Kassenbuch: Bareinnahmen und Barausgaben festhalten, wie es die Buchführungspflicht verlangt.
• Belegscanner: QR-Rechnungen, PDF-Rechnungen und Fotos von Belegen auslesen lassen — direkt im Browser.
• Monats- und Jahresabschluss als PDF: Einnahmen und Ausgaben, Vermögenslage mit Abschreibungstabelle, Privatanteil Auto sowie Privatentnahmen und -einlagen — als Beilage zur Steuererklärung.
• Export für den Treuhänder: ein ZIP mit Journal, Rechnungen und Belegen, wenn jemand über deine Zahlen schauen soll.

Eine doppelte Buchhaltung mit Bilanz und Erfolgsrechnung bietet ERPLight bewusst nicht. Wächst deine Einzelfirma über CHF 500'000 Umsatz, führt dein Treuhänder die Buchhaltung — ERPLight liefert ihm die Daten per Export. Wir empfehlen, den ersten Jahresabschluss von einem Treuhänder prüfen zu lassen.

Wie eine einfache Buchhaltung von Hand aufgebaut ist, mit Vorlage für Excel und PDF, erklären wir in der Anleitung zur Milchbüchleinrechnung.