Datenschutzerklärung

Stand: November 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG) und der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

ERPLight
Chänzeliweg 2
4614 Hägendorf
Schweiz

E-Mail: support@erplight.ch

2. Welche Daten wir erfassen

Wir erfassen und verarbeiten folgende personenbezogene Daten:

2.1 Bei der Registrierung

2.2 Bei der Nutzung der Anwendung

Bankabgleich: Beim Bankabgleich werden hochgeladene Kontoauszugs-Dateien ausschliesslich lokal in Ihrem Browser verarbeitet; die Dateien selbst werden nicht an unsere Server übermittelt. Bestätigen Sie eine Zuordnung, speichern wir zur verbuchten Zahlung die Bankreferenz der Buchung, den Betrag, das Valutadatum, den Zuordnungsstatus und die betroffenen Rechnungen. Namen oder Kontodaten von Zahlenden werden nicht gespeichert (ohne Buchhaltung; siehe nächster Absatz). Diese Angaben dienen der Wiedererkennung bereits verarbeiteter Zahlungen (Vermeidung von Doppelverbuchungen) und der Nachvollziehbarkeit; sie sind nur für Ihr Konto zugänglich und werden bei Kontolöschung mitgelöscht.

Buchhaltung (Bankauszug): Nutzen Sie die Buchhaltung und lesen einen Kontoauszug ein, speichern wir für jede Bewegung auf Ihren Geschäftskonten Datum, Betrag, Gutschrift oder Belastung, den Namen der Gegenpartei und den Buchungstext der Bank sowie den Kontostand laut Auszug. Das dient der Zuordnung der Bewegungen zu Ihren Einnahmen und Ausgaben (Buchführung nach Art. 957 ff. OR). Merkt sich ERPLight auf Ihren Wunsch eine Zuordnung (z. B. «Swisscom = Telefon»), speichern wir dafür den Namen der Gegenpartei. Die Kontoauszugs-Datei selbst wird weiterhin nur in Ihrem Browser gelesen. Die Angaben sind nur für Ihr Konto zugänglich, werden nicht in Änderungsprotokollen festgehalten und bei der Löschung Ihres Kontos mitgelöscht.

Belegscanner: Belege (QR-Code, PDF-Text, Foto) werden zum Auslesen nur in Ihrem Browser verarbeitet; dabei wird nichts an Dritte übermittelt. Der Beleg selbst wird wie bisher in Ihrem Konto gespeichert.

Lohnabrechnung: Nutzen Sie die Lohnabrechnung, speichern wir die von Ihnen erfassten Daten Ihrer Angestellten: Name, Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht, AHV-Nummer, IBAN, Ein- und Austritt, Lohn und Arbeitsstunden, Abwesenheiten und Taggelder (z. B. bei Krankheit, Unfall oder Militärdienst), Kinder für Familienzulagen sowie Angaben zur Quellensteuer (Wohnkanton, Tarifcode und Satz; der Tarifcode zeigt auch, ob Kirchensteuer geschuldet ist). Angaben zur Gesundheit und zur Religionszugehörigkeit sind besonders schützenswerte Personendaten. Für diese Daten sind Sie als Arbeitgeber verantwortlich; ERPLight bearbeitet sie in Ihrem Auftrag (Ziff. 10 der AGB) nur für die Lohnabrechnung in Ihrem Konto und gibt sie nicht an Dritte weiter. In Dateien, die Sie selbst erstellen (Lohnblatt, Zahlungsdatei, Lohnausweis, Unterlagen für Treuhänder), stehen diese Daten; ihre Weitergabe liegt bei Ihnen. Bitte informieren Sie Ihre Angestellten über die Bearbeitung ihrer Daten.

Team: Laden Sie im Business-Plan weitere Personen ein, speichern wir deren Vor- und Nachnamen, E-Mail-Adresse, Rolle und Rechte, den Status (eingeladen, aktiv, gesperrt oder entfernt) sowie wann und von wem sie eingeladen wurden. Die Person erhält von uns eine E-Mail mit Ihrem Namen, Ihrem Firmennamen, ihrer Rolle und einem Link, über den sie ihr Passwort selbst festlegt; Antworten auf diese E-Mail gehen an Ihre E-Mail-Adresse. Die E-Mail versenden wir über unseren E-Mail-Dienst (Ziff. 5.6). Beim Anmelden und Arbeiten fallen die technischen Daten gemäss Ziff. 2.3 an. Zu jedem Eintrag (z. B. Rechnung, Offerte, Kunde oder Zeiteintrag) speichern wir, wer ihn erfasst und wer ihn geändert hat; der Name ist in Ihrem Konto sichtbar und steht als Grusszeile auf den Belegen, die die Person erstellt. Für diese Daten sind Sie verantwortlich; ERPLight bearbeitet sie in Ihrem Auftrag (Ziff. 10 der AGB) nur für den Zugang und die Zusammenarbeit in Ihrem Konto. Entfernen Sie eine Person, kann sie sich sofort nicht mehr anmelden; Name und E-Mail-Adresse bleiben gespeichert, damit bei ihren Einträgen ersichtlich bleibt, wer sie erfasst hat. Auf Anfrage an support@erplight.ch anonymisieren wir die Person: Name, E-Mail-Adresse und Zugang werden gelöscht, ihre Einträge bleiben in Ihrem Konto. Mit der Löschung Ihres Kontos werden auch alle Personen Ihres Teams gelöscht. Bitte informieren Sie die eingeladenen Personen über die Bearbeitung ihrer Daten; sie können ihre Rechte (Ziff. 7) bei Ihnen oder bei uns geltend machen.

Swiss IBAN Validator: Unsere kostenlosen Erweiterungen für Chrome, Edge, Visual Studio Code und Zoho prüfen IBANs ausschliesslich auf Ihrem Gerät; dabei werden keine Daten an ERPLight oder Dritte übermittelt. Das Add-on für Google Sheets (Google Workspace) prüft IBANs direkt in Ihrer Tabelle in Ihrem Google-Konto; auch dabei werden keine Daten an ERPLight übermittelt.

2.3 Technische Daten (automatisch)

3. Zweck der Datenverarbeitung

Wir verwenden Ihre Daten ausschliesslich für:

4. Datenspeicherung

Ihre Daten (Stammdaten, Kunden, Belege, Zeiteinträge, Lohndaten) werden für alle Pläne – auch Starter – auf sicheren Servern in Deutschland gespeichert (Ziff. 5.3). Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS/SSL). Kontoauszugs-Dateien für den Bankabgleich verlassen Ihren Browser nicht (siehe Ziff. 2.2).

5. Weitergabe an Dritte

Wir geben Ihre Daten nur in folgenden Fällen an Dritte weiter:

5.1 Zahlungsabwicklung (Stripe)

Für die Abwicklung von Zahlungen bei kostenpflichtigen Plänen nutzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe:

Stripe Payments Europe, Ltd.
1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock
Dublin, Irland
stripe.com/privacy

Bei einer Zahlung werden folgende Daten an Stripe übermittelt:

Stripe verarbeitet diese Daten als eigenständiger Verantwortlicher. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Stripe ist nach dem EU-U.S. und dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert und verwendet zusätzlich Standardvertragsklauseln für internationale Datenübermittlungen.

5.2 Postversand (Pingen GmbH)

Wenn Sie eine Rechnung per Post versenden, übermitteln wir das Rechnungs-PDF (inkl. Name und Adresse des Empfängers sowie Ihrer Absenderangaben) an unseren Auftragsbearbeiter:

Pingen GmbH
Badenerstrasse 47
8004 Zürich, Schweiz
pingen.com · dsgvo@pingen.com

Pingen druckt den Brief über Druckpartner in der Schweiz (Couvertic AG, TrendCommerce (Schweiz) AG, SPS Outline AG), couvertiert ihn und übergibt ihn der Post CH AG zur Zustellung. Die Daten verbleiben in der Schweiz (Hosting bei Cloudscale, ISO 27001). Pingen verarbeitet die Daten in unserem Auftrag (Art. 9 DSG) und löscht die Druckdatei spätestens einen Monat nach dem Versand. Die Übermittlung erfolgt nur, wenn Sie den Postversand ausdrücklich auslösen und dem Versand über Pingen zustimmen; Rechtsgrundlage ist die Erfüllung Ihres Auftrags. ERPLight speichert das versendete PDF und die Versandhistorie als Beleg, solange Ihr Konto besteht.

5.3 Hosting

Unsere Server werden bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland (Rechenzentrum Nürnberg) betrieben; dort sind Ihre Konto- und Geschäftsdaten gespeichert, auch die Sicherungskopien. Deutschland gewährleistet laut Bundesrat einen angemessenen Datenschutz. Welche Dienstleister Daten in den USA bearbeiten, steht in den Ziff. 5.1, 5.6, 5.7 und 6.2.

5.4 Gesetzliche Pflichten

Bei behördlichen Anfragen gemäss geltendem Schweizer Recht sind wir zur Auskunft verpflichtet.

5.5 Fehlerüberwachung (Sentry)

Zur Erkennung technischer Fehler in der Anwendung nutzen wir Sentry (Functional Software, Inc.; Datenverarbeitung in der EU). Übermittelt werden ausschliesslich technische Fehlerdaten (Fehlermeldung, betroffene Seite, Browser, Betriebssystem, pseudonyme Nutzer-ID) – keine Rechnungs-, Kunden-, Lohn- oder Bankdaten. Zusätzlich übermittelt Ihr Browser beim Besuch der Anwendung und dieser Website Meldungen über blockierte Inhaltsquellen (Content-Security-Policy-Berichte: aufgerufene Seite, blockierte Adresse, Browser) an Sentry. Diese dienen der Sicherheit von Anwendung und Website und werden unabhängig von der Cookie-Einwilligung übermittelt; IP-Adressen werden dabei nicht gespeichert.

5.6 Versand von System-E-Mails (Resend)

E-Mails, die ERPLight selbst verschickt (Bestätigung der Registrierung, Passwort zurücksetzen, Einladungen ins Team, Hinweise zur Testphase und zu Ihrem Abonnement, Tipps zum Start), versenden wir über den E-Mail-Dienst Resend (Plus Five Five, Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA). Übermittelt werden die Empfängeradresse, der Inhalt der E-Mail (bei einer Einladung z. B. Ihr Name, Ihr Firmenname und die Rolle der eingeladenen Person) und technische Versanddaten (Zeitpunkt, Zustellstatus). Resend bearbeitet die Daten in unserem Auftrag und speichert sie in den USA. Die Übermittlung stützt sich auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission mit den für die Schweiz nötigen Anpassungen; Resend ist zudem nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Dokumente, die Sie Ihren Kunden per E-Mail senden, verschickt ERPLight nicht: Sie gehen über Ihr eigenes Mail-Programm.

5.7 Schutz der Registrierung (Cloudflare Turnstile)

Um automatisierte Registrierungen abzuwehren, prüfen wir bei der Registrierung mit Cloudflare Turnstile (Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA), ob ein Mensch das Formular ausfüllt. Dabei werden Ihre IP-Adresse und technische Angaben Ihres Browsers (z. B. Browserkennung) an Cloudflare übermittelt. Cloudflare nutzt diese Angaben nach eigenen Angaben nicht, um Personen zu identifizieren, Profile zu bilden oder Werbung auszuspielen, verwendet sie aber in eigener Verantwortung, um die Bot-Erkennung zu verbessern. Cloudflare ist nach dem EU-U.S. und dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Ohne diese Prüfung ist keine Registrierung möglich.

6. Cookies und Webanalyse

6.1 Technisch notwendige Cookies: Wir verwenden Cookies für Session-Verwaltung, Authentifizierung und Speicherung Ihrer Einstellungen. Diese sind für den Betrieb der Plattform erforderlich.

6.2 Webanalyse: Wir nutzen Google Analytics 4 zur Analyse der Website-Nutzung und Verbesserung unserer Dienste. Dabei werden Nutzungsdaten an Google LLC (USA) übermittelt. Google ist unter dem EU-US und dem Swiss-US Data Privacy Framework zertifiziert. Beim ersten Besuch unserer Website werden Sie über einen Cookie-Banner gefragt, ob Sie der Analyse und personalisierter Werbung zustimmen. Solange Sie nicht zugestimmt haben, setzt Google Analytics keine Cookies; im sogenannten Consent Mode werden dann nur cookielose Messdaten ohne Wiedererkennung übermittelt (z. B. Seitenaufruf, Browsertyp, Zeitpunkt). Ihre Wahl können Sie jederzeit ändern, indem Sie im Browser-Speicher den Eintrag «erplight_consent» löschen und die Seite neu laden.

7. Ihre Rechte

Sie haben gemäss DSG und DSGVO folgende Rechte:

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter: support@erplight.ch

Sie können sich zudem beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB, edoeb.admin.ch) beschweren; wohnen Sie in der EU, auch bei der Datenschutzbehörde Ihres Landes.

8. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz Ihrer Daten, insbesondere:

9. Aufbewahrungsdauer

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für die Erfüllung der Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Kündigen Sie einen kostenpflichtigen Plan, bleibt Ihr Konto im Starter-Plan mit allen Daten bestehen (Ziff. 6.2 der AGB). Möchten Sie Ihr Konto löschen, schreiben Sie an support@erplight.ch; Ihre Daten werden dann innert 90 Tagen gelöscht (Ziff. 10.6 der AGB), sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

10. Änderungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen. Die aktuelle Version ist stets auf unserer Website verfügbar.

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